Elektroniczny
Obieg Dokumentów (EOD)
Automatyzacja procesów bez chaosu
Segregatory z papierowymi wersjami umów, dokumenty i pisma w różnych miejscach na dyskach i akceptacje kosztów wiszące tygodniami na skrzynkach mailowych to realny koszt dla każdego biznesu. Wdrożenie systemu z Elektronicznym Obiegiem Dokumentów (EOD) trwale eliminuje te wąskie gardła, automatyzując i porządkując dokumentację od sekretariatu, przez działy merytoryczne, aż po finanse i Zarząd. Przejście na cyfrowy model pracy pozwala odzyskać pełną kontrolę operacyjną i skrócić czas obsługi procesów w całej firmie o minimum 40%.
Nowoczesny Elektroniczny Obieg Dokumentów to nie tylko ekologiczne biuro bez papieru (paperless), ale przede wszystkim bezpieczeństwo prawne i kontrola kosztów w czasie rzeczywistym. Dzięki również integracji EOD z systemem FK/ERP zyskujesz jedno, bezpieczne źródło prawdy: Twoi pracownicy i menedżerowie mogą błyskawicznie weryfikować statusy spraw, akceptować dokumenty i przeglądać e-teczki pracownicze z dowolnego urządzenia. To szczelność procesów, redukcja błędów ludzkich i poufność danych Twojej organizacji.
Jak działa elektroniczny obieg dokumentów?
Nowoczesny system EOD to procesowe serce firmy, które porządkuje i automatyzuje przepływ informacji między wszystkimi działami. Pozwala trwale zapanować nad fakturami, umowami, wnioskami zakupowymi i korespondencją.
Kluczowe elementy systemu to:
- Automatyczne pobieranie i cyfryzacja: pobieranie e-faktur bezpośrednio z KSeF oraz odczyt skanów i plików PDF przy użyciu OCR. Umowy i pisma tworzą rejestry ze stałym do nich dostępem.
- Cyfrowy workflow akceptacji: precyzyjne ścieżki zatwierdzania faktur, umów handlowych oraz wniosków zakupowych. Dokument przechodzi wyłącznie do właściwych kierowników i zarządu, eliminując chaos mailowy i gwarantując, że opłacone zostaną wyłącznie zakontraktowane i zweryfikowane wydatki.
- Poufność „Need to know”: bezpieczna zarządzanie uprawnieniami. Pracownicy mają wgląd wyłącznie do dokumentów i danych, które są im niezbędne do pracy.
- Synchronizacja z FK/ERP: wymiana danych z Twoim programem księgowym/systemem ERP. Informacje przesyłane są bez ręcznego przepisywania.
- Analityka i kontrola procesów 24/7: podgląd statusu spraw i historii akceptacji w czasie rzeczywistym. Widzisz dokładnie, u kogo znajduje się dokument i dlaczego proces się zatrzymał.
Elektroniczny Obieg Dokumentów z Hakon Software
Dostarczamy technologię uznaną za standard rynkowy, ale naszą największą wartością jest to, jak dopasowujemy ją do Twojej organizacji
Analiza procesów i wdrożenie na miarę
Nie działamy schematycznie. Przed konfiguracją szczegółowo analizujemy przepływ informacji w Twojej firmie. Projektujemy i wdrażamy system EOD tak, aby idealnie odwzorowywał strukturę organizacyjną, eliminował wąskie gardła i realnie odciążał Twój zespół.
Certyfikowani inżynierowie i bezpieczeństwo danych
Zyskujesz partnerstwo zespołu wykwalifikowanych inżynierów z certyfikatami Eksperta i Specjalisty. Dbamy o standardy bezpieczeństwa precyzyjnie konfigurując uprawnienia dostępowe („Need to know”).
Opieka inżynierska i dedykowane integracje API
Nie zostawiamy Cię po starcie systemu. Zapewniamy stałe wsparcie merytoryczne i techniczne. Dzięki doskonałej znajomości systemu realizujemy standardowe synchronizacje oraz przez API tworzymy również dedykowane połączenia EOD z Twoim ERPem.
Chcesz bezpiecznie wdrożyć Elektroniczny Obieg Dokumentów w swojej firmie?
Korzyści z wdrożenia systemu EOD w Twojej firmie
Przejście na cyfrowy obieg dokumentacji to mierzalne zyski operacyjne i kontrola kosztów w czasie rzeczywistym.
Kluczowe elementy systemu to:
- Minimum o 40% szybsza obsługa procesów: ścieżki akceptacji umów, wniosków i kosztów sprawiają, że dokumenty natychmiast trafiają do osób decyzyjnych. Twój zespół akceptuje zadania jednym kliknięciem z telefonu, eliminując zatory i chaos mailowy.
- Pełna kontrola i historia decyzji: zyskujesz kompletną, nienaruszalną historię zmian i merytorycznych akceptacji każdego dokumentu. Zarząd i audytorzy mogą szybko zweryfikować, kto, kiedy i na jakiej podstawie podjął kluczową decyzję.
- Trwała redukcja kosztów (Paperless): przejście na cyfrowy model pracy pozwala trwale obciąć wydatki na papier, wydruki, usługi kurierskie oraz fizyczną przestrzeń potrzebną na składowanie setek segregatorów.
- Szczelność i eliminacja błędów: pełna ścieżka weryfikacji danych, inteligentny OCR faktur, wymiana danych między systemami redukują ryzyko opłacenia nieautoryzowanych wydatków.
- Dostęp do procesów firmy 24/7: rozwiązanie chmurowe zapewnia Zarządowi wgląd w pełną dokumentację oraz statusy spraw z dowolnego urządzenia i miejsca na świecie, wspierając efektywną pracę hybrydową.
Jak wygląda wdrożenie systemu EOD krok po kroku?
Diagnoza procesów i audyt przedwdrożeniowy
Zanim uruchomimy system, przeprowadzamy szczegółowy audyt i spotkanie analityczne. Mapujemy przepływ informacji w Twojej firmie, identyfikujemy wąskie gardła i precyzyjnie określamy liczbę potrzebnych obiegów, typów dokumentów oraz wymiarów.
Krok 1
Projektowanie i konfiguracja systemu
Przekładamy Twoje potrzeby biznesowe na architekturę systemu. Projektujemy cyfrowe ścieżki akceptacji umów, zakupów i kosztów oraz konfigurujemy wymiary analityczne (takie jak MPK, projekt czy dział) dopasowane do Twojego modelu zarządczego.
Krok 2
Stabilna integracja z Twoim ERP
Łączymy system EOD z Twoim programem finansowo-księgowym/ERPem (np. Symfonia, enova365, Optima, Raks, Wapro). Synchronizujemy systemy, aby wyeliminować potrzebę ręcznego przepisywania danych i tworzyć spójne „źródło prawdy”.
Krok 3
Testy i dedykowane szkolenia zespołu
Przed startem produkcyjnym testujemy poprawność importów i logikę przejść. Następnie prowadzimy praktyczne szkolenia dla Twojego zespołu (z podziałem na grupy użytkowników końcowych), aby każdy pracownik czuł się w systemie w pełni komfortowo.
Krok 4
Bieżąca opieka i wsparcie inżynierskie
Nie zostawiamy Cię po wdrożeniu. Możesz liczyć na wsparcie merytoryczne i techniczne na podstawie supportu z gwarantowanym czasem reakcji na zgłoszenia.
Krok 5
Dalszy rozwój
Twoja firma stale się rozwija, a wraz z nią rosną wyzwania operacyjne. Jako Twój partner technologiczny wspieramy Cię w dalszym rozwoju systemu EOD. Wdrażamy nowe typy dokumentów, projektujemy kolejne ścieżki akceptacji i optymalizujemy konfiguracje w miarę wzrostu skali Twojej organizacji.
Krok 6
Case study z wdrożeń SaldeoSMART w firmach i biurze rachunkowym
DOWIEDZ SIĘ
Dlaczego Hakon?
Szukasz rozwiązań dopasowanych do Twojego biznesu?
Wypełnij formularz kontaktowy, a my skontaktujemy się z Tobą i pomożemy dobrać idealne produkty, wspierające funkcjonowanie Twojego biznesu.
Wypełniając formularz wyrażasz zgodę na przetwarzanie Twojego adresu mailowego i numeru telefonu przez Hakon Software Sp. z o. o. z siedzibą w Gdańsku w celu kontaktu bezpośredniego oraz przedstawienia oferty zgodnie z polityką prywatności. Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Przysługuje Ci prawo dostępu do swoich danych, możliwości ich poprawiania, żądania zaprzestania ich przetwarzania. Administratorem danych jest Hakon Software Sp. z o.o. (ul. Nike 1, 80-299 Gdańsk) e-mail: info@hakon.pl.
