Z naszych wdrożeń SaldeoSMART wynika jeden bardzo ważny wniosek: największa wartość systemu pojawia się wtedy, kiedy dokument nie jest tylko zapisany w systemie, ale zaczyna uruchamiać właściwy proces. To brzmi prosto, ale w praktyce właśnie tutaj zaczyna się najważniejsza część pracy wdrożeniowej.
Firma może mieć SaldeoSMART, korzystać z KSeF, odbierać dokumenty, przechowywać faktury, korzystać z OCR albo podstawowych funkcji obiegu. To wszystko jest ważne. Pytanie brzmi jednak, co dzieje się dalej. Kto widzi dokument? Kto ma go opisać? Kto ma wiedzę o koszcie? Kto powinien zaakceptować wydatek? Jakie dane powinny powstać po drodze i jakie trafią później do księgowości albo do systemu finansowo-księgowego?
Dopiero odpowiedzi na te pytania pokazują, czy firma ma tylko system do obsługi dokumentów, czy rzeczywiście dobrze poukładany proces.
Dokument w systemie to dopiero początek
W opublikowanych przez nas case study pokazujemy różne odsłony tego samego mechanizmu. SaldeoSMART może działać w firmie albo biurze rachunkowym w określonym zakresie, a dopiero rozwinięcie konfiguracji, uruchomienie kolejnych obiegów, uporządkowanie danych lub integracja z systemem księgowym pozwalają wykorzystać jego potencjał szerzej. To nie jest kwestia „naprawiania systemu”. To jest kwestia dopasowania sposobu pracy z systemem do tego, jak organizacja faktycznie działa dzisiaj.
Jedną z odsłon tego mechanizmu pokazuje case study firmy, która wykorzystywała SaldeoSMART przede wszystkim jako miejsce przechowywania dokumentów. Dokumenty były w systemie, ale nie uruchamiały jeszcze pełnej ścieżki akceptacji, opisu i przygotowania danych do księgowości. Dopiero przejście do szerszego modelu pracy pozwoliło zbudować proces od dokumentu, przez weryfikację i akceptację, aż po dane możliwe do wykorzystania w dalszej pracy księgowej.
To bardzo dobrze pokazuje różnicę między systemem jako archiwum a systemem jako środowiskiem pracy. Archiwum odpowiada na pytanie: gdzie jest dokument? Proces odpowiada na znacznie więcej pytań: kto ma go sprawdzić, kto ma go zaakceptować, co trzeba uzupełnić, jakie dane powstają po drodze, kto ma mieć do nich dostęp i co powinno wydarzyć się dalej.
SaldeoSMART dobrze poukładany, czyli jaki?
Dobrze poukładany SaldeoSMART nie oznacza uruchomienia maksymalnej liczby modułów ani budowania najbardziej rozbudowanego obiegu. Dobrze poukładany system to taki, który odpowiada na realny sposób pracy organizacji.
W jednej firmie najważniejsze będzie szybkie przejście faktury przez akceptację. W innej kluczowe będzie powiązanie kosztów z projektami, budowami, działami, czyli konkretnymi budżetami. W biurze rachunkowym największą wartość będzie miało przygotowanie danych do księgowania oraz dobrze ustawiony eksport do systemu FK. W grupie spółek znaczenie może mieć praca wielofirmowa, odrębność danych i spójny model obiegu. W organizacji z wrażliwymi danymi kluczowe będzie to, kto co widzi i na jakim etapie.
Dlatego wdrożenia nie powinny zaczynać się od gotowego schematu. Powinny zaczynać się od zrozumienia, jak firma albo biuro rachunkowe pracuje dzisiaj.
Jakie dokumenty pojawiają się w organizacji? Kto posiada wiedzę potrzebną do ich weryfikacji? Kiedy potrzebna jest decyzja zarządu? Kiedy wystarczy akceptacja osoby merytorycznej? Jakie informacje powinny powstać zanim dokument trafi do księgowości? Czy dane mają zostać przekazane do systemu finansowo-księgowego? Czy użytkownicy powinni widzieć wszystkie dokumenty, czy tylko te, które dotyczą ich odpowiedzialności?
To są pytania wdrożeniowe. I to one decydują, czy SaldeoSMART będzie rzeczywiście wspierał codzienną pracę.
KSeF dostarcza fakturę, ale nie kończy pracy
W rozmowach o cyfryzacji dokumentów coraz łatwiej zatrzymać się na KSeF. Faktura pojawi się elektronicznie, będzie dostępna w systemie, nie trzeba jej będzie skanować ani ręcznie wprowadzać od początku. To duża zmiana, ale nie koniec procesu. Dla księgowości sama obecność faktury w systemie nie wystarcza. Dokument trzeba opisać, przypisać do odpowiednich kategorii, rejestrów, kont, form płatności, czasem wymiarów, MPK albo innych parametrów. Jeżeli dane nie są spójne, księgowość i tak musi je poprawiać, uzupełniać albo pracować na nich bezpośrednio w systemie finansowo-księgowym.
Dlatego w projektach wdrożeniowych dla biur rachunkowych i działów księgowych KSeF traktujemy jako początek przepływu danych, a nie jako koniec pracy z dokumentem.
W jednym z case study biuro rachunkowe pracujące na WAPRO ERP Fakir potrzebowało nie kolejnego miejsca do przeglądania faktur, lecz procesu łączącego KSeF, ustawienia księgowe, import dokumentów i obsługę bankowości. Kluczowe okazało się przygotowanie danych, dekretacji i słowników w taki sposób, aby mogły przejść z SaldeoSMART do systemu księgowego w użytecznej strukturze. To jest ważna różnica. Faktura z KSeF może wejść do systemu automatycznie. Wartość pojawia się wtedy, kiedy dokument przechodzi dalej z danymi, które mają sens dla księgowości.
Dane powinny powstawać tam, gdzie jest wiedza
Księgowość bardzo często pracuje na końcu procesu, ale nie zawsze to tam powstaje najważniejsza wiedza o dokumencie.
Jeżeli faktura dotyczy konkretnej budowy, to wiedza o zasadności kosztu jest często u kierownika projektu albo kierownika robót. Jeżeli dokument dotyczy dostawy, kluczowa może być informacja z magazynu i dokumentów PZ/WZ. Jeżeli faktura dotyczy zamówienia, umowy, działu, budżetu albo projektu, to osoba merytoryczna często wie więcej niż księgowość na pierwszym etapie.
Jeżeli ta wiedza zostaje w mailach, telefonach albo notatkach, księgowość musi później odtwarzać kontekst. Pytać, sprawdzać, czekać na odpowiedź, korygować dane. To wydłuża proces i zabiera czas ludziom, którzy powinni skupić się na weryfikacji, rozliczeniach i analizie, a nie na szukaniu informacji.
Dobrze ułożony EOD zmienia ten układ. Informacje mogą powstawać w procesie, na kolejnych etapach obiegu. Osoba merytoryczna opisuje dokument, właściwa osoba zatwierdza wydatek, księgowość widzi dane wcześniej, a zarząd może mieć większą przejrzystość tego, co dzieje się z kosztami jeszcze przed zaksięgowaniem.
Właśnie dlatego w naszych projektach tak ważne jest określenie, kto posiada wiedzę o dokumencie i na jakim etapie ta wiedza powinna zostać wprowadzona do systemu.
Elektroniczny obieg dokumentów musi objąć realny proces
EOD nie daje pełnej wartości, jeżeli zostaje ograniczony wyłącznie do działu księgowego, a merytoryczna część procesu nadal dzieje się poza systemem.
W branżach operacyjnych bardzo dobrze widać, jak ważne jest włączenie do obiegu osób, które rzeczywiście znają koszt. W jednym z projektów dla branży budowlanej obieg został rozszerzony poza księgowość na kierowników robót, kierowników projektów i logistykę. Dzięki temu dokument mógł być weryfikowany w miejscu powstawania kosztu, przypisywany do właściwej inwestycji i pozycji kosztorysowej oraz porównywany z dokumentami dostawy. To nie była dodatkowa formalność. To uporządkowanie wiedzy, która i tak musiała powstać, tylko wcześniej była poza systemem.
Jeżeli EOD obejmuje realny proces, księgowość nie musi czekać, aż dokument wróci papierowo albo mailowo z opisem. Dokument jest widoczny w systemie od momentu rejestracji, nawet jeżeli nadal trwa jego weryfikacja merytoryczna. To daje lepszą kontrolę, mniejszą liczbę pytań i bardziej przejrzysty obraz kosztów.
Uprawnienia są częścią procesu, a nie dodatkiem
W elektronicznym obiegu dokumentów bardzo łatwo skupić się na szybkości. Czy dokument szybciej trafi do akceptacji? Czy księgowość szybciej dostanie dane? Czy zarząd szybciej podejmie decyzję? To ważne pytania, ale obok szybkości jest jeszcze jedna rzecz: bezpieczeństwo informacji.
Nie każdy użytkownik powinien widzieć każdy dokument. Dostęp do dokumentów, możliwość ich edycji, akceptacji, cofania, usuwania albo podglądu muszą wynikać z odpowiedzialności w organizacji. W przeciwnym razie system może porządkować obieg, ale jednocześnie tworzyć ryzyko związane z poufnością albo kompletnością danych.
Dlatego przy projektowaniu EOD patrzymy na role, grupy użytkowników, etapy obiegu i zakresy widoczności. Użytkownik powinien mieć dostęp do tych dokumentów i pól, które są mu potrzebne do wykonania zadania. Nie więcej.
To szczególnie ważne w organizacjach, które pracują na wielu działach, spółkach, projektach albo danych finansowych o różnym poziomie wrażliwości. Dobrze ustawione uprawnienia nie są utrudnieniem. Są sposobem na to, żeby proces był bezpieczny, czytelny i zgodny z odpowiedzialnością użytkowników.
SaldeoSMART dobrze poukładany to system, który ludzie rozumieją
Nawet najlepsza konfiguracja nie da pełnego efektu, jeśli użytkownicy nie rozumieją, co mają robić w systemie. Dobrze wdrożony proces powinien być czytelny. Użytkownik wie, które dokumenty wymagają jego reakcji. Wie, co ma uzupełnić. Wie, kiedy jego etap się kończy. Wie, gdzie dodać komentarz, kiedy przekazać dokument dalej, kiedy go cofnąć do wyjaśnienia i co oznacza status dokumentu.
Księgowość widzi dokument od początku procesu i może monitorować zobowiązania. Zarząd ma wgląd w status kosztów i dokumentów. Osoby merytoryczne opisują dokumenty tam, gdzie rzeczywiście mają wiedzę. Biuro rachunkowe może pracować na danych przygotowanych wcześniej, zamiast odtwarzać kontekst od zera. To nie jest kwestia jednej funkcji. To efekt dobrze ułożonego procesu.
Umów się na konsultację wdrożeniową z Hakon Software. Przeanalizujemy obieg dokumentów w Twojej firmie, wskażemy miejsca, w których proces traci czas lub przejrzystość, i pokażemy, jak połączyć pracę księgową, merytoryczną, analityczną i nadzorczą w jeden sprawny proces.
Zacznij od rozmowy.
📞 +48 532 454 856
📧 saldeo@hakon.pl
Informacja redakcyjna: Materiał został opracowany przez Hakon Software na podstawie własnych wdrożeń, case study i doświadczeń zespołu. Narzędzia AI wspierały nas w porządkowaniu materiału i redakcji, natomiast za merytorykę, weryfikację treści i publikację odpowiada Hakon Software.
