Największy problem z wdrożeniem obiegu dokumentów w firmie nie polega na wyborze systemu, ale na sposobie zaprojektowania całego procesu. Nawet jeśli dokument znajduje się już w systemie, ustalenia mogą nadal krążyć w mailach, rozmowach telefonicznych i plikach Excel, a wiedza o tym, co dzieje się z fakturą, pozostawać w głowach pracowników.
Do firmy wpływa faktura kosztowa. Zanim zostanie zaksięgowana i rozliczona, ktoś musi sprawdzić, czego dotyczy, przypisać ją do właściwego działu, projektu lub budżetu, a następnie przekazać do akceptacji odpowiednim osobom. Jeżeli proces nie jest uporządkowany, szybko pojawiają się pytania: kto ma teraz dokument, czy został zatwierdzony, z jakiego budżetu należy pokryć koszt i czy termin płatności nie został już przekroczony.
Wdrożenie obiegu dokumentów w firmie przy wykorzystaniu SaldeoSMART pozwala połączyć wszystkie działania w jeden proces. Warunkiem jest jednak odpowiednie zaprojektowanie wdrożenia. Nie chodzi o przeniesienie istniejącego sposobu pracy do nowego narzędzia, ale o stworzenie obiegu, który uwzględnia potrzeby księgowości, pracowników merytorycznych, osób zarządzających budżetami i kadry nadzorczej.
Księgowość nie powinna szukać informacji po całej firmie
Jednym z najczęstszych błędów jest traktowanie Elektronicznego Obiegu Dokumentów wyłącznie jako narzędzia dla księgowości. Księgowość uczestniczy w procesie, ale nie posiada całej wiedzy o tym, dlaczego dokonano zakupu, którego projektu dotyczy koszt i kto podjął decyzję o jego poniesieniu. Te informacje znajdują się w działach operacyjnych. Dlatego opis merytoryczny powinien powstawać tam, gdzie znajduje się wiedza o rzeczywistym celu wydatku.
Dzięki SaldeoSMART faktury są rejestrowane na bieżąco. Mogą zostać pobrane automatycznie z Krajowego Systemu e-Faktur albo dodane do systemu jako plik PDF lub zdjęcie. Następnie trafiają do osób odpowiedzialnych za ich opis i zatwierdzenie.
Pracownik wskazuje, czego dotyczy faktura, oraz przypisuje ją do właściwego projektu, działu, lokalizacji, kategorii kosztu lub MPK. Kiedy dokument trafia do księgowości, zawiera już informacje niezbędne do jego prawidłowego ujęcia.
Ogranicza to liczbę pytań, wiadomości i wyjaśnień telefonicznych. Księgowość nie musi ustalać po kilku tygodniach, kto zamówił usługę i czego ona dotyczyła. Może skoncentrować się na swojej właściwej pracy, korzystając z danych przygotowanych przez osoby znające kontekst biznesowy.
Jeden proces dla księgowości i pracowników merytorycznych
Dobrze skonfigurowany obieg nie powinien utrudniać pracy. Jego zadaniem jest wskazanie, kto odpowiada za kolejny etap oraz jakie informacje muszą zostać uzupełnione.
Pracownik merytoryczny nie musi znać planu kont ani zasad dekretacji. Powinien otrzymać prosty formularz, który pozwoli mu wskazać cel wydatku, projekt, budżet lub inną informację istotną z punktu widzenia firmy.
Po opisaniu dokument automatycznie trafia do właściwej osoby. Ścieżka może zależeć od rodzaju kosztu, działu, projektu, kwoty albo innych zasad obowiązujących w organizacji. Osoba akceptująca otrzymuje powiadomienie i może zatwierdzić dokument z poziomu komputera lub urządzenia mobilnego.
Każdy uczestnik procesu widzi aktualny status dokumentu w zakresie wynikającym z jego uprawnień. Nie trzeba ustalać mailowo, kto ma teraz fakturę ani ręcznie przypominać o wykonaniu kolejnego kroku.
SaldeoSMART staje się w ten sposób wspólnym środowiskiem pracy. Księgowość, działy operacyjne i osoby zatwierdzające korzystają z tego samego dokumentu, tej samej historii i tych samych aktualnych informacji.
Dane o kosztach są dostępne wcześniej
W tradycyjnym modelu pełne informacje o kosztach są często analizowane dopiero po zaksięgowaniu dokumentów. Nie oznacza to, że księgowość nie dostarcza raportów lub przygotowuje je zbyt późno. Problem polega na tym, że dane w systemie księgowym pokazują dokumenty, które przeszły już określony etap procesu.
SaldeoSMART daje dodatkową warstwę informacji. Dane są dostępne już od momentu rejestracji faktury, zanim dokument zostanie ostatecznie zaakceptowany i zaksięgowany.
Mechanizmy automatyzacji i AI mogą wspierać odczytanie danych oraz wstępną klasyfikację dokumentu. Faktura może zostać przypisana do odpowiedniego działu, kategorii kosztu, projektu lub innego wymiaru analitycznego. Użytkownik weryfikuje te informacje i uzupełnia kontekst, którego system nie jest w stanie ocenić samodzielnie.
Dzięki temu osoby odpowiedzialne za finanse, controlling i budżety wcześniej widzą koszty, które dopiero przechodzą przez proces akceptacji. Mogą sprawdzić, jakie zobowiązania pojawiły się w firmie, nawet jeśli nie zostały jeszcze formalnie ujęte w systemie księgowym.
Tak przygotowane dane mogą być następnie wykorzystane w raportowaniu zarządczym oraz narzędziach analitycznych, takich jak Power BI. Ich wartość wynika nie tylko z wcześniejszej dostępności, ale także z przypisanego od początku kontekstu biznesowego.
Integracja z systemem księgowym/ERP
SaldeoSMART nie zastępuje systemu księgowego. Jego rolą jest uporządkowanie dokumentów i danych przed przekazaniem ich do księgowania.
System może zostać zintegrowany z wykorzystywanym w firmie programem finansowym i księgowym/systemem ERP. Dane z SaldeoSMART wówczas mogą być przekazywane do systemów Symfonia, enova365, Comarch ERP Optima czy wielu innych. Ogranicza to ręczne przepisywanie danych kontrahentów, kwot oraz zapewnia, co najważniejsze, spójność danych między tymi systemami.
Dobrze przygotowana integracja łączy więc dwa obszary. SaldeoSMART obsługuje wpływ dokumentu, opis, akceptację i informacje analityczne, a system księgowy/ERP odpowiada za jego dalsze ujęcie zgodnie z zasadami rachunkowymi i podatkowymi.
Kontrola bez ciągłego pilnowania pracowników
Elektroniczny obieg daje zarządowi i osobom nadzorującym nie tylko dostęp do dokumentów, ale przede wszystkim wiedzę o przebiegu procesu. Historia pokazuje, kto zarejestrował dokument, kto go opisał, jakie zmiany zostały wprowadzone i kto zatwierdził wydatek. Dzięki temu odpowiedzialność nie jest oparta na pamięci pracowników ani na ustaleniach pozostawionych w skrzynkach mailowych.
Istotne jest również właściwe zarządzanie uprawnieniami. Użytkownik powinien widzieć tylko te dokumenty i informacje, których potrzebuje do wykonania swojej pracy. Inny zakres dostępu będzie miała księgowość, inny kierownik projektu, a jeszcze inny zarząd lub audytor.
Wielostopniowa akceptacja pomaga także ograniczyć ryzyko opłacenia dokumentu, który nie został wcześniej sprawdzony lub zatwierdzony. Jeżeli proces obejmuje zapotrzebowania i zamówienia, faktura może zostać powiązana z wcześniejszą decyzją zakupową.
System nie podejmuje decyzji za ludzi, ale porządkuje odpowiedzialność i pozostawia czytelną historię każdej czynności.
Jak wygląda wdrożenie obiegu dokumentów w firmie z Hakon Software?
Samo uruchomienie licencji nie wystarczy, aby wdrożyć obieg dokumentów w firmie. System powinien zostać dopasowany do rzeczywistego sposobu pracy organizacji. W Hakon Software zatem rozpoczynamy od analizy procesu. Sprawdzamy, w jaki sposób dokumenty wpływają do firmy, kto je opisuje, kto zatwierdza koszty, jakie dane są potrzebne księgowości oraz z jakich informacji korzystają osoby odpowiedzialne za budżety i nadzór. Na tej podstawie projektujemy ścieżki obiegu, role, uprawnienia i wymiary analityczne. Następnie konfigurujemy SaldeoSMART i przygotowujemy integrację z używanym systemem księgowym/ERP.
Ważnym elementem są szkolenia dopasowane do ról. Administrator potrzebuje innej wiedzy niż księgowa, kierownik projektu czy pracownik opisujący faktury. Każdy powinien wiedzieć, za co odpowiada i jak sprawnie wykonać swoje zadanie.
Po uruchomieniu systemu zapewniamy również wsparcie techniczne i opiekę serwisową. Procesy w firmie zmieniają się, dlatego konfiguracja powinna móc rozwijać się razem z organizacją.
Kiedy potrzebna jest reimplementacja?
Jeżeli firma korzysta już z SaldeoSMART, ale pracownicy nadal zatwierdzają dokumenty mailowo, uprawnienia utrudniają pracę, a ścieżki akceptacji są zbyt skomplikowane, problemem często nie jest system. Często przyczyną jest konfiguracja, która nie odpowiada aktualnemu sposobowi działania firmy.
Reimplementacja polega na ponownej analizie procesu, uproszczeniu obiegów, uporządkowaniu uprawnień i poprawieniu integracji. Nie zawsze trzeba rozpoczynać wdrożenie od początku. Czasami wystarczy usunąć rozwiązania, które nie przynoszą wartości, i dostosować system do obecnej skali i aktualnych potrzeb organizacji.
EOD powinien porządkować pracę, a nie cyfryzować chaos
Skuteczne wdrożenie obiegu dokumentów w firmie nie polega na odwzorowaniu każdej dotychczasowej czynności w systemie. Chodzi o stworzenie procesu, w którym właściwa osoba otrzymuje właściwy dokument we właściwym momencie.
SaldeoSMART może połączyć pracę księgowości, działów operacyjnych, osób odpowiedzialnych za budżety oraz kadry zarządzającej. O powodzeniu wdrożenia decydują jednak analiza, konfiguracja i przygotowanie użytkowników.
Umów się na konsultację z inżynierem Hakon Software. Przeanalizujemy obieg dokumentów w Twojej firmie, wskażemy miejsca, w których proces traci czas lub przejrzystość, i pokażemy, jak połączyć pracę księgową, merytoryczną, analityczną i nadzorczą w jeden sprawny proces.
Zacznij od rozmowy.
📞 +48 532 454 856
📧 saldeo@hakon.pl
