Z perspektywy osoby, która zawodowo zajmuje się wdrożeniami systemów IT w firmach, w tym SaldeoSMART, mogę z pełnym przekonaniem powiedzieć: automatyzacja procesów biznesowych to dziś nie opcja – to konieczność. Szczególnie w organizacjach, które przetwarzają dużą liczbę dokumentów, pracują w rozproszonej strukturze, chcą usprawnić przepływ dokumentów między działami oraz odciążyć pracowników od realizacji powtarzalnych czynności – mówi Patrycja Górniak, Kierownik Działu EOD i Digitalizacji.
SaldeoSMART to narzędzie, które – jeśli wdrożone we właściwy sposób – systematyzuje pracę z dokumentami finansowymi, fakturami i procesami zatwierdzania kosztów, bez wprowadzania chaosu czy konieczności reorganizacji całej firmy.
SaldeoSMART w praktyce: więcej niż OCR do faktur
Wciąż spotykam się z przekonaniem, że Saldeo to przede wszystkim system do odczytu faktur. Tymczasem jego potencjał wykracza daleko poza automatyzację samych operacji księgowych. To narzędzie, które organizuje i zabezpiecza proces zarządzania dokumentacją kosztową w całej firmie.
Co umożliwia SaldeoSMART?
- Elektroniczny obieg dokumentów, w tym zaawansowane ścieżki akceptacji dokumentów kosztowych
- Automatyczne nadawanie uprawnień użytkownikom, zgodnie z wymaganiami klienta
- Możliwość centralizacji dokumentów przy jednoczesnym zachowaniu rozdzielności uprawnień
- Rejestrowanie decyzji (akceptacji) w sposób zgodny z wymogami audytowalności i zasad kontroli wewnętrznej
- Eksport danych do ponad 40 programów księgowych – m.in. Symfonia, Optima, enova365, Rewizor, Navireo
Dzięki dobrze zaprojektowanemu wdrożeniu system służy nie tylko działowi księgowości, ale również innym działom firmy oraz całemu zarządowi.
Dostęp oparty na potrzebach – zasada „need to know”
Jednym z kluczowych elementów przy wdrażaniu SaldeoSMART jest precyzyjne zaprojektowanie struktury uprawnień. Chodzi nie tylko o to, kto może zatwierdzać dokumenty, ale przede wszystkim o to, jakie dane dany użytkownik powinien widzieć – a które powinny pozostać poza jego zakresem dostępu.
W systemie można jednoznacznie określić:
- jakie typy dokumentów widzi użytkownik (np. tylko faktury dotyczące konkretnego działu lub inwestycji),
- czy użytkownik ma prawo jedynie przeglądać dokumenty, czy również je opisywać, zatwierdzać lub usuwać,
- kto pełni funkcję decyzyjną w procesie akceptacji – i ewentualnie w jakim limicie kwotowym,
- kto ma dostęp do danych zbiorczych i raportów obejmujących całą firmę.
Takie podejście zwiększa bezpieczeństwo i zgodność z przepisami, a jednocześnie znacząco upraszcza codzienną pracę użytkowników – system prowadzi ich przez proces zgodnie z zaprojektowaną logiką.
Bezpieczeństwo, odpowiedzialność, zgodność z przepisami
W kontekście zarządzania dokumentacją finansową nie można pominąć aspektów formalnych. Coraz więcej firm przykłada do nich należytą wagę – i słusznie.
Dobrze skonfigurowany SaldeoSMART:
- zapewnia pełną ścieżkę audytową (kto, kiedy i na jakim etapie zweryfikował lub zaakceptował dokument),
- umożliwia przechowywanie dokumentów zgodnie z przepisami podatkowymi i księgowymi,
- wspiera zgodność z RODO poprzez ograniczenie dostępu i centralizację przechowywania danych,
- ułatwia przygotowanie do kontroli oraz audytów – zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych.
Projektujemy procesy z uwzględnieniem zarówno efektywności operacyjnej, jak i przepisów prawa – od obowiązków zarządów wynikających z Kodeksu spółek handlowych i ustawy o rachunkowości, po praktyczne aspekty ochrony danych osobowych.
Dlaczego doświadczenie we wdrożeniach ma znaczenie?
SaldeoSMART to narzędzie elastyczne – co nie oznacza, że można je wdrożyć według jednego wzorca. Każda organizacja funkcjonuje inaczej: ma inną strukturę, kulturę pracy, wymagania formalne i techniczne.
Doświadczony wdrożeniowiec:
- potrafi przełożyć sposób pracy firmy na funkcjonalności systemu,
- nie przenosi problemów z Excela do Saldeo, tylko projektuje lepszy proces,
- nie przerysowuje teorii organizacyjnych, tylko dopasowuje system do realiów pracy,
- uwzględnia interakcje między działami, czas obiegu dokumentów, zależności decyzyjne,
- szkoli użytkowników w sposób praktyczny, a nie podręcznikowy
Z naszej perspektywy wdrożenie nie kończy się na konfiguracji systemu – równie istotne są późniejsze zmiany, rozwój rozwiązania i jego adaptacja do zmieniających się potrzeb firmy.
Podsumowanie
Automatyzacja procesów biznesowych z wykorzystaniem SaldeoSMART to realna odpowiedź na potrzeby firm, które chcą:
- zwiększyć kontrolę nad dokumentami i kosztami,
- zautomatyzować zatwierdzanie faktur i rozliczeń,
- zabezpieczyć dostęp do danych i uporządkować odpowiedzialność decyzyjną,
- skrócić czas obiegu dokumentów i zredukować błędy.
Ale najważniejsze: to musi być wdrożenie, a nie tylko instalacja. Dlatego warto współpracować z partnerem, który rozumie nie tylko technologię, ale również procesy, odpowiedzialność prawną i sposób działania różnych organizacji.
Jeśli rozważasz wdrożenie Saldeo lub chcesz zoptymalizować obecne rozwiązanie – zapraszamy do kontaktu.
📞 +48 532 454 856
📧 info@hakon.pl