Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa od lat zmiana w obszarze fakturowania w Polsce. Od 2026 roku stanie się obowiązkowy dla większości firm, co wymusi nie tylko zmianę sposobu wystawiania faktur, ale też dostosowanie systemów, procedur i nawyków.
W Hakon Software nie tylko śledzimy aktualne informacje i stan prawny związane z KSeF, ale też wspieramy naszych klientów w zrozumieniu, co się realnie zmienia, a co… wcale nie przestaje być potrzebne – jak np. OCR czy kompleksowe rozwiązanie jak SaldeoSMART.
Czym jest KSeF?
KSeF to system teleinformatyczny zarządzany przez Ministerstwo Finansów, który umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur elektronicznych w jednolitym formacie tj. XML. Każda faktura wystawiona w KSeF otrzymuje unikalny numer i trafia bezpośrednio do centralnego rejestru.
W praktyce oznacza to odejście od faktur papierowych i PDF-ów przesyłanych mailem. Wszystko odbywać się będzie przez jeden zintegrowany system, do którego będą miały dostęp zarówno firmy, jak i administracja skarbowa.
Czy faktura w KSeF to po prostu PDF?
Nie – faktura w KSeF nie przypomina PDF-a ani tradycyjnego „obrazu” dokumentu. Taka faktura opiera się na tzw. formacie XML, czyli pliku zawierającym dane w strukturze tekstowej, czytelnej dla systemów komputerowych. Taki plik nie wygląda jak znana faktura z logo, tabelami i podpisem – jest zbiorem ustandaryzowanych danych, które można przetwarzać automatycznie (np. importować do systemu finansowo-księgowego).
Dzięki temu możliwa jest automatyzacja, integracja z programami i kontrola nad poprawnością danych. Ale jednocześnie oznacza to, że faktura nie będzie „ładnym PDF-em” gotowym do wydruku – to zupełnie nowy sposób myślenia o dokumentach sprzedaży.
Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?
KSeF jest dostępny już dziś, ale korzystanie z niego jest dobrowolne. Ministerstwo Finansów w kwietniu 2025 roku potwierdziło, że obowiązek wchodzi w życie w następujących terminach:
- 1 lutego 2026 r. – dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem),
- 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”,
- 1 stycznia 2027 r. – najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie).
Dodatkowo do 31 grudnia 2026 r.:
- będzie utrzymana możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących,
- nie będzie kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF,
- nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (również tych wykonanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP)).
Co z fakturami zagranicznymi?
Warto podkreślić, że KSeF dotyczy wyłącznie transakcji krajowych między podatnikami VAT. Faktury od kontrahentów zagranicznych, nabycia wewnątrzwspólnotowe, import usług czy zakupy od dostawców spoza UE nie będą trafiać do tego systemu.
Ale to wcale nie oznacza, że można o nich zapomnieć. Wręcz przeciwnie – trzeba mieć je w jednym miejscu, obok faktur z KSeF, aby zachować pełną kontrolę nad kosztami i zapewnić spójność w systemie finansowym firmy. To właśnie dlatego rozwiązania typu OCR i SaldeoSMART nadal są potrzebne – o tym za chwilę.
Czy SaldeoSMART i OCR są jeszcze potrzebne?
Tak – teraz bardziej niż kiedykolwiek. Oto dlaczego:
1. KSeF nie obejmuje wszystkich faktur
Jak już wspomnieliśmy, faktury spoza systemu KSeF (zagraniczne, od konsumentów, zlecenia obce, dokumenty kosztowe itp.) będą dalej funkcjonowały poza KSeF. Trzeba je nadal rozpoznawać, opisywać, wprowadzać do obiegu i archiwizować. OCR i SaldeoSMART umożliwiają to szybko i bezbłędnie.
2. KSeF to kanał techniczny, a nie system do zarządzania fakturami
- nie obsługuje weryfikacji i akceptacji dokumentów,
- nie przypisuje faktur do projektów czy kosztów,
- nie pilnuje obiegu i nie rozpoznaje kategorii wydatków,
- nie generuje płatności i nie wspiera analizy wydatków,
- nie zawiera słownika towarów, usług i bazy kontrahentów.
SaldeoSMART pełni te funkcje i pozostanie narzędziem integrującym wszystkie faktury – z KSeF, spoza KSeF i e-maili – w jednym widoku.
Co dziś warto zrobić?
- Zrób przegląd obiegu dokumentów – czy wszystkie faktury są pod kontrolą? Czy masz widoczność w całym procesie? Czy masz skutecznie wdrożony elektroniczny obieg dokumentów?
- Przygotuj się na integrację – niezależnie od używanego systemu księgowego, sprawdź, czy nie warto wdrożyć rozwiązania, które ułatwi Ci cały proces i gładko przygotujesz firmę na zmiany przepisów.
- Zadbaj o pełny obraz – łącz dane z KSeF i spoza niego w jednym systemie, np. właśnie w SaldeoSMART.
Podsumowanie
KSeF to obowiązek, ale też szansa na usprawnienie obiegu dokumentów w firmie. System państwowy nie zastąpi dobrego narzędzia do zarządzania fakturami dlatego OCR, SaldeoSMART i integracje IT pozostają potrzebne – i to one umożliwią Twojej firmie pełne wykorzystanie potencjału e-fakturowania.
Jeśli chcesz przygotować się do zmian przepisów bez chaosu – skontaktuj się z nami. Zajmiemy się analizą Twoich procesów i doradzimy optymalne rozwiązanie, dostosowane do zmian w prawie i technologii.
📞 +48 532 454 856
📧 info@hakon.pl