W świecie pełnym technologii łatwo zapomnieć, że u podstaw każdego działania cyfrowego stoi człowiek. Nie system, nie algorytm – tylko użytkownik systemu, który każdego dnia podejmuje dziesiątki mikrodecyzji. To od niego zależy, czy proces się uda. Czy dane zostaną dobrze zapisane. Czy dokument dotrze na czas i w odpowiedniej wersji.
System może być perfekcyjnie zaprojektowany. Może być nowoczesny, zintegrowany i zgodny z dobrymi praktykami czy normami. Ale jeśli człowiek nie wie, co robi – albo nie rozumie, dlaczego to robi – wszystko traci sens. Bo między kliknięciem a skutkiem, między akcją a decyzją – zawsze jest człowiek. I to jego decyzje – czasem pozornie drobne – mają realny wpływ na jakość danych, efektywność pracy i bezpieczeństwo całej organizacji.
To nie tylko klikanie
Z zewnątrz wygląda to zwyczajnie. Użytkownik loguje się do systemu, wprowadza dane, coś zatwierdza, coś wysyła. Ale wystarczy na chwilę „wejść w jego buty”, by zobaczyć, jak wiele zależy od uważności, wiedzy i zdrowego rozsądku.
Nie widać tego w raportach, ale każdy dzień pracy to setki decyzji: czy to jest właściwy plik, czy termin jeszcze obowiązuje, czy dane są aktualne, czy można to przekazać dalej. Użytkownik nie tylko obsługuje system – on nadaje sens temu, co się w nim dzieje.
I właśnie dlatego systemy muszą być tworzone z myślą o ludziach, którzy będą z nich korzystać. System, z którego korzysta użytkownik, musi być dla niego zrozumiały. Jeśli trzeba zgadywać, co oznacza dana ikona albo kombinować, gdzie kliknąć, żeby zatwierdzić dokument – to coś jest nie tak. Dobre narzędzie nie powinno przeszkadzać. Powinno wspierać. Intuicyjny interfejs, jasne komunikaty, sensowny układ – to wszystko nie jest luksusem. To warunek tego, żeby system naprawdę działał.
Złe nawyki biorą się z dobrych intencji
Pewnie znasz taką historię: w firmie od lat pracuje Pani Krysia. Ogarnia wszystko po swojemu, wie, gdzie kliknąć, zna systemy, na których pracuje od lat jak własną kieszeń. Ale nie dlatego, że ktoś ją nauczył. Po prostu sama wypracowała sobie schematy – często na skróty.
Kiedy przychodzi nowa osoba, Pani Krysia pokazuje jej „jak to się robi”. I choć bardzo się stara, to przekazuje nie tylko wiedzę – ale też nawyki, które powstały przez lata i zdarza się, że zamiast dobrych praktyk utrwala się chaos.
Dlatego właściwe przyuczenie do pracy w systemach, dobre i intuicyjne systemy oraz stała dostępność do bazy wiedzy i realizowanych w firmie procesów to klucz do sukcesu. Pracownik musi wiedzieć jak pracować dobrze, dlaczego coś robi w taki a nie inny sposób, i co się stanie, jeśli coś przeoczy. Do tego nowoczesne, dobrze dobrane narzędzia i „szyte na miarę” systemy. A użytkownik już wie, jak i po co z nich korzystać.
Przykład: jeden plik, wiele konsekwencji
Weźmy prosty przykład: nazwa pliku. Może się wydawać błaha. Ale czy nazwa „umowa-finalna-kopia_v3_ok-nowa-poprawiona.docx” pozwala komukolwiek zorientować się, która wersja jest właściwa?
To właśnie z takich detali rodzi się chaos informacyjny.
Brak jasnej nomenklatury i porządku może prowadzić do:
- pracy na nieaktualnych danych,
- dublowania informacji,
- utraty kontroli nad obiegiem dokumentów,
- a w skrajnych przypadkach – do poważnych błędów biznesowych.
To właśnie użytkownik jest w stanie temu zapobiec – ale tylko wtedy, gdy wie, że to ma znaczenie. A tę świadomość trzeba budować już od pierwszego dnia pracy.
Jak to jest z tym AI?
Dziś wiele osób ma dostęp do różnych narzędzi wykorzystujących AI, które piszą za nich, podpowiadają, analizują dane. Część z osób jest „za”, bo ułatwiają realizację zadań, a część „przeciw”, bo to coś sztucznego i nieludzkiego i „przejmie władzę nad światem”. Można powiedzieć, że obie strony mają swoje racje, ale nadal za AI stoi człowiek, bo żadne narzędzie nie bierze odpowiedzialności za to, czy informacja była prawdziwa, czy decyzja miała sens, czy kontekst był zrozumiały. To wszystko robi człowiek.
AI może być wsparciem. Ale jeśli użytkownik nie umie zadać odpowiedniego pytania, nie potrafi odróżnić faktu od błędu – sztuczna inteligencja nie pomoże. Dlatego najważniejsza jest świadomość. Właściwie dobrane systemy. Umiejętność korzystania z narzędzi. Krytyczne myślenie. Rozumienie kontekstu. Bo tylko wtedy technologia naprawdę działa i korzystanie z niej ma sens.
Bezpieczeństwo danych? To nie tylko narzędzia
O bezpieczeństwie danych mówi się dziś sporo – silne hasła, aktualizacje, zabezpieczenia, alerty. Ale najważniejsze decyzje wciąż podejmuje człowiek. To on kliknie w link, wyśle błędnie dokument. To on zignoruje komunikat, bo się spieszy. To na niego zadziała socjotechnika stosowana przez cyberprzestępców.
I nie zrobi tego ze złej woli – tylko dlatego, że nikt nie powiedział mu, jak bardzo jego codzienne działania mają znaczenie. Nikt go nie edukował jak reagować, albo nie robił tego w procesie ciągłym. Zacznijmy mówić o użytkowniku nie jako o „potencjalnej luce”, a ostatniej – i najważniejszej – linii obrony. Ale żeby nią być, musi wiedzieć, dlaczego to, co robi, ma znaczenie. Proces edukacji jest trudny, ale jest jedyną ze ścieżek do celu jakim jest bezpieczeństwo danych.
Systemy muszą być dla człowieka, nie odwrotnie
Użytkownik zrobi wszystko, co trzeba – jeśli tylko system mu na to pozwoli. Jeśli oprogramowanie, z którego korzysta, jest przejrzyste, intuicyjne, logiczne – nie będzie się bał go używać. Będzie ufał, że to, co widzi na ekranie, jest prawdziwe. Rozumiał, co się dzieje z jego kliknięciem. Będzie miał dostęp do tych danych, do których potrzebuje.
W Hakon Software, gdy projektujemy, integrujemy, automatyzujemy lub wdrażamy systemy – czy to platformy z elektronicznym obiegiem dokumentów, czy automatyzacje procesów biznesowych, czy nowe, dedykowane rozwiązania – zawsze myślimy o użytkowniku końcowym. System nie może być tylko zgodny z wymaganiami biznesowymi. On musi być używalny. Dlatego tak dużą wagę przykładamy do projektowania procesów z uwzględnieniem realiów pracy, nie tylko teorii. I dlatego skupiamy się tak bardzo na zrozumieniu potrzeb biznesowych i na określeniu oczekiwań użytkowników.
Podsumowanie
Człowiek to nie „najsłabsze ogniwo” systemu. To najważniejsze ogniwo. Nie musi znać się na wszystkim. Nie musi rozumieć sieci, certyfikatów, szyfrowania. Ale musi wiedzieć, co robi, dlaczego to robi, i co się może stać, jeśli zrobi to inaczej. Można stworzyć najnowocześniejszy system, ale jeśli użytkownik nie będzie rozumiał jego logiki – system przestanie działać. Bo technologia to tylko połowa sukcesu. Druga połowa to człowiek, który ją obsługuje. I o tę połowę naprawdę warto zadbać.
Jeśli chcesz mieć właściwie dobrane do potrzeb i wdrożone narzędzia, systemy „uszyte na miarę”, które rozumieją Twoje potrzeby biznesowe i odpowiadają wymaganiom Twoich pracowników – skontaktuj się z nami. Zajmiemy się analizą Twoich procesów i doradzimy optymalne rozwiązania, dostosowane do zmian w prawie i technologii.
📞 +48 600 601 165
📧 info@hakon.pl