Znasz to uczucie, kiedy szukasz dokumentu i masz osiem wersji? Jedna „ostateczna”, druga „zatwierdzona”, trzecia „do poprawy”, a każda z inną datą i inną nazwą. A potem ktoś wysyła Ci „ostatnią wersję”… tylko że to nie ta, którą trzeba.
Brzmi znajomo?
Wielu pracowników myśli, że skoro dokument jest w PDF-ie, to firma działa cyfrowo. Tylko że PDF nie załatwia procesu. On tylko wygląda cyfrowo.
To, co naprawdę cyfrowe wygląda i działa inaczej, głębiej.
Digitalizacja i cyfryzacja. Nie to samo
Na początek rozróżnijmy dwa pojęcia, które w internecie są często mylone i używane zamiennie.
- Digitalizacja to moment, w którym coś analogowego (np. papierowa faktura) staje się cyfrowe – np. poprzez: skan, OCR.
- Cyfryzacja to dużo więcej: to zmiana sposobu pracy, podejścia i procesu. Przejście od „gdzie jest ten dokument?” do „wiem dokładnie, co się z nim dzieje”.
Digitalizacja to narzędzie. Cyfryzacja to decyzja.
Problem nie leży w technologii. Leży w przyzwyczajeniach
Mamy komputery, chmury, dyski, systemy. A mimo to wiele firm działa jak w 2005 roku:
- Dokumenty są przesyłane mailem jako załączniki.
- Faktury się drukuje, stempluje, opisuje i… skanuje z powrotem.
- Każdy dział tworzy własne kopie tych samych plików.
- Wersje są w nazwach plików, nie w systemie.
To nie kwestia braku narzędzi. To kwestia brak wspólnego procesu i zasad pracy.
Cyfryzacja nie pyta „gdzie jest dokument”. Pyta „co się z nim dzieje”
Chodzi o perspektywę, rozumienie zadań do wykonania i co za tym idzie całego procesu:
Nie: „Gdzie jest faktura?”
Tylko: „Na jakim etapie jest? Czy została zatwierdzona? Czy można ją już zaksięgować?”
Nie: „Gdzie jest ostateczna wersja umowy?”
Tylko: „Czy została zatwierdzona do podpisu? Czy jest w rejestrze? Kiedy została podpisana?”
To nie kwestia pliku. To kwestia przepływu informacji.
„Ale my mamy foldery, dysk sieciowy i procedury”
To świetnie. Ale czy:
- wszyscy pracują na tej samej wersji dokumentu?
- wiesz, kto zatwierdził konkretną wersję?
- masz pewność, że pracujesz na aktualnym pliku?
- Twoje „procedury” działają, gdy ktoś jest na urlopie?
Jeśli na któreś z tych pytań odpowiedź brzmi „nie wiem” – to nie masz procesu. Masz improwizację.
Cyfryzacja w praktyce to… porządek
Cyfryzacja nie zaczyna się od zakupu systemu. Zaczyna się od rozpisania procesu:
- Co się dzieje z dokumentem od momentu powstania do archiwizacji?
- Ile razy jest przekazywany?
- Ile razy ktoś go drukuje?
- Jakie decyzje trzeba podjąć i kto je podejmuje?
- Co się dzieje, jeśli ktoś się spóźni?
Dopiero wtedy dobierasz narzędzia – takie, które wspierają Twój proces, a nie tylko „gdzieś go przechowują”.
Przykład z życia: akceptacja kosztów w małej firmie
Weźmy proces akceptacji kosztów:
Wersja analogowa (czyli udawana digitalizacja):
- Faktura przychodzi mailem w PDF
- Jest drukowana i stemplowana
- Opisywana długopisem
- Akceptowana odręcznie
- Skanowana z powrotem do PDF i wysyłana do księgowości
- Dane są ręcznie wpisywane do systemu
- Dokument trafia do segregatora (ta w papierze) i folderu „Faktury 05_2025” (ta w PDF)
Wersja cyfrowa:
- Faktura trafia do systemu
- Dane są odczytywane automatycznie
- Przechodzi przez ścieżkę merytorycznej weryfikacji i akceptacji
- Trafia do księgowości bez drukowania
- System rejestruje ślad zatwierdzeń, a dane są dostępne natychmiast
Efekt? Szybciej, bezbłędnie, z pełną kontrolą.
Czy cyfryzacja to duże wdrożenie?
Nie musi być. Można zacząć od jednego procesu. Od jednego działu. Od jednego problemu, który naprawdę przeszkadza ludziom w pracy.
I od pytania:
„Co dzisiaj robimy bez sensu – i jak możemy to uprościć?”
Bo cyfryzacja to nie technologia.
To zdrowy rozsądek ubrany w system.
Cyfryzacja nie robi wrażenia. Ona robi różnicę
Nie musisz wprowadzać rewolucji. Ale jeśli Twoja firma nadal działa w oparciu o pliki przesyłane mailem, ręczne akceptacje i niekończące się wersje dokumentów… to znak, że czas na coś więcej niż PDF.
Czas na proces, który żyje cyfrowo.
Czas na pracę, która nie zaczyna się od „gdzie jest ostateczna wersja tego dokumentu?”.
Czas na cyfryzację, która po prostu działa.
Nasze doświadczenie:
- Wdrażamy elektroniczne obiegi dokumentów, które naprawdę działają,
- Jesteśmy autoryzowanym partnerem SaldeoSMART,
- Przeprowadzamy audyty obiegu dokumentów,
- Integrujemy systemy i tworzymy dedykowane rozwiązania dla firm,
- Automatyzujemy procesy biznesowe tak, aby pracownicy w firmach naszych klientów mogli skupić się na tym, co ważne.
Poza tym… po prostu lubimy to, co robimy.
Odbieramy telefony. Odpowiadamy na maile. I „dowozimy” rezultaty.
Masz proces, który trzeba uprościć? Zacznij od rozmowy.
📞 +48 600 601 165
📧 info@hakon.pl