Największy błąd w myśleniu o elektronicznym obiegu faktur polega na tym, że sprowadza się go do pytania, czy dokument finalnie trafi do księgowości. To ważny etap, ale z perspektywy podatkowej, rachunkowej i organizacyjnej nie wystarcza. Firma powinna umieć pokazać, skąd dokument pochodzi, kto go otrzymał, kto opisał go merytorycznie, kto zaakceptował koszt, czy treść faktury pozostała niezmieniona, gdzie znajdują się powiązane załączniki, jak długo dokument będzie przechowywany i czy w razie kontroli można go szybko odszukać oraz odtworzyć historię pracy na dokumencie.
KSeF porządkuje bardzo ważną część fakturowania, ale nie zamyka całego tematu zarządzania dokumentacją elektroniczną. W firmach nadal funkcjonują dokumenty spoza KSeF, dokumenty wewnętrzne, załączniki, umowy, zamówienia, protokoły, potwierdzenia wykonania usług, opisy merytoryczne i ścieżki akceptacji. To wszystko buduje kontekst faktury i pokazuje, dlaczego dany dokument został przyjęty, opisany, zaakceptowany i zaksięgowany w określony sposób.
Dlatego elektroniczny obieg dokumentów nie powinien być projektowany jako prosta droga faktury do księgowości. Powinien być projektowany jako proces zarządzania dokumentem: od wpływu, przez weryfikację i akceptację, po archiwizację i możliwość wykazania, że firma pracuje na dokumentach w sposób uporządkowany, bezpieczny i zgodny z wymaganiami przepisów.
Faktury mogą być przechowywane elektronicznie, ale sposób przechowywania ma znaczenie
Polskie przepisy podatkowe nie nakładają ogólnego obowiązku przechowywania faktur wyłącznie w formie papierowej. Kluczowe jest spełnienie warunków dotyczących przechowywania faktur. Z art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) wynika, że faktury powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy wymagają również zapewnienia organom podatkowym bezzwłocznego dostępu do faktur, a przy fakturach przechowywanych elektronicznie także ich poboru i przetwarzania danych.
To oznacza, że pytanie nie powinno brzmieć wyłącznie: „czy możemy przechowywać faktury elektronicznie?”. Ważniejsze pytanie brzmi: czy przyjęty sposób pracy z dokumentem zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści, czytelność, łatwe odszukanie, dostępność dla organów oraz przechowywanie przez wymagany okres. Jeżeli firma skanuje dokumenty papierowe i chce przechowywać je wyłącznie elektronicznie, powinna mieć procedurę, która realnie zabezpiecza te wymagania. Praktyka interpretacyjna organów podatkowych potwierdza możliwość elektronicznego przechowywania faktur, w tym dokumentów otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, ale zawsze w konkretnym stanie faktycznym i pod warunkiem spełnienia wymogów ustawowych.
Właśnie dlatego elektroniczny obieg faktur nie może być sprowadzony do zapisania pliku w systemie. Znaczenie ma cały sposób pracy z dokumentem: porządek archiwalny, możliwość wyszukania, kontrola dostępu, historia działań, zabezpieczenie treści i ochrona przed utratą. Dopiero wtedy elektroniczne przechowywanie faktur zaczyna spełniać swoją rolę nie tylko technicznie, ale również dowodowo i organizacyjnie.
Autentyczność, integralność i czytelność to nie teoria, tylko codzienna praca z dokumentem
Art. 106m ustawy o VAT odnosi się do faktur i zasad zapewnienia ich autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności. W przypadku faktury ustrukturyzowanej cechy te zapewnia KSeF. Przy fakturach innych niż ustrukturyzowane sposób ich zapewnienia określa podatnik. Autentyczność pochodzenia oznacza pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy albo wystawcy faktury. Integralność treści oznacza brak zmiany danych, które faktura powinna zawierać, a czytelność to możliwość odczytania faktury przez cały okres przechowywania. Przy fakturach innych niż ustrukturyzowane jednym ze sposobów zapewnienia tych cech są kontrole biznesowe, które tworzą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
To rozróżnienie ma duże znaczenie przy projektowaniu elektronicznego obiegu dokumentów. Art. 106m mówi o fakturze, ale w praktyce firma musi umieć powiązać fakturę z kontekstem transakcji: zamówieniem, umową, protokołem odbioru, potwierdzeniem wykonania usługi, opisem merytorycznym albo akceptacją kosztu. Te elementy nie są „fakturą” w rozumieniu KSeF, ale pomagają wykazać, czego dotyczy dokument, kto go zweryfikował i na jakiej podstawie koszt został zaakceptowany.
Dlatego opis merytoryczny, akceptacja i dokumenty powiązane z fakturą nie powinny być traktowane jako luźne dodatki przechowywane w mailach lub na stacjach roboczych poszczególnych pracowników. To elementy procesu, które budują wiarygodną historię pracy na dokumencie. Pokazują, że faktura nie została jedynie przyjęta do systemu, ale została powiązana z transakcją, zweryfikowana przez właściwe osoby i przekazana do dalszej obsługi księgowej na podstawie uporządkowanych informacji.
KSeF nie zastępuje całego zarządzania dokumentacją
Krajowy System e-Faktur jest systemem do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Faktury te są przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Dodatkowo faktury wystawionej w KSeF nie można edytować, anulować ani usunąć, a błędy poprawia się fakturą korygującą.
To bardzo istotne z perspektywy integralności faktury ustrukturyzowanej, ale KSeF nie przejmuje całego procesu dokumentowego w firmie. Dotyczy faktury, a nie wewnętrznej weryfikacji kosztu, opisu merytorycznego, akceptacji, kontroli budżetu, decyzji zarządczej ani pełnego archiwum dokumentów powiązanych z transakcją. Poza KSeF nadal pozostają dokumenty wewnętrzne, dokumenty i informacje potrzebne do rozliczenia importu usług, WNT czy importu towarów oraz materiały, które nie są samą fakturą. Warto też pamiętać, że załącznik w KSeF jest częścią pliku XML faktury, a do KSeF nie przesyła się osobnych plików PDF czy JPG. Załączniki do faktury ustrukturyzowanej nie służą również do przekazywania typowo biznesowych dokumentów, takich jak zamówienia, umowy, aneksy czy protokoły odbioru. To oznacza, że firma nadal potrzebuje procesu, który pozwoli uporządkować opis kosztu, akceptację, załączniki, historię decyzji, uprawnienia i archiwizację dokumentów powiązanych z daną transakcją.
Warto też pamiętać, że 10-letni okres przechowywania faktur ustrukturyzowanych w KSeF nie zawsze zamyka cały temat archiwizacji po stronie firmy. KSeF przechowuje fakturę, ale nie przejmuje całej dokumentacji powiązanej z transakcją ani obowiązków wynikających z innych przepisów. Jeżeli dla określonych dokumentów lub danych firma musi stosować dłuższe albo odrębne okresy przechowywania, powinna uwzględnić je w swojej polityce archiwizacji.
Opis merytoryczny jest praktycznym elementem kontroli nad dokumentem
Ustawa o rachunkowości wskazuje, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe. Znaczenie mają tu przede wszystkim art. 20–22: art. 20 odnosi się do dowodów księgowych jako podstawy zapisów, art. 21 określa elementy dowodu księgowego, w tym opis operacji gospodarczej, jej wartość, datę oraz stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach, a art. 22 mówi o rzetelności, kompletności oraz zakazie wymazywania i przeróbek w dowodach księgowych.
Nie oznacza to, że każda firma musi nazywać swój etap w elektronicznym obiegu faktur „opisem merytorycznym” w określony sposób. Oznacza natomiast, że dokument księgowy powinien być osadzony w rzeczywistej operacji gospodarczej, a firma powinna mieć sposób na zebranie i zachowanie informacji potrzebnych do jego sprawdzenia, zakwalifikowania i późniejszego odtworzenia. W elektronicznym obiegu dokumentów opis merytoryczny jest praktycznym narzędziem: pozwala osobie, która zna koszt, potwierdzić czego dotyczy faktura, czy usługa została wykonana, czy zakup był uzasadniony i czy dokument powinien przejść dalej do akceptacji lub księgowości.
Dobry elektroniczny obieg dokumentów powinien więc pozwalać pracować na dokumencie bez naruszania treści faktury. Treść faktury lub plik źródłowy powinny pozostać zabezpieczone, a opis, akceptacje, komentarze, zadania i historia działań powinny być elementami procesu powiązanymi z dokumentem, a nie przypadkowymi ustaleniami rozproszonymi w mailach.
Archiwizacja elektroniczna wymaga porządku, trwałości i możliwości odtworzenia
Ustawa o rachunkowości bardzo wyraźnie mówi o ochronie dokumentacji. Dokumentację, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych obejmuje m.in. stosowanie odpowiednich nośników, środków ochrony, kopii rezerwowych oraz rozwiązań programowych i organizacyjnych chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.
Ta regulacja dobrze pokazuje, że elektroniczna praca na dokumentach wymaga czegoś więcej niż miejsca do przechowywania plików. System powinien chronić dokument przed nieuprawnioną edycją, przypadkowym usunięciem, utratą oraz dostępem osób, które nie powinny go widzieć. Ważne są uprawnienia, historia operacji, podział ról, kontrola dostępu, kopie bezpieczeństwa i możliwość odtworzenia dokumentu w czytelnej formie.
Również z perspektywy ochrony danych osobowych istotne są odpowiednie środki techniczne i organizacyjne. UODO wskazuje, że art. 32 RODO wymaga dobrania środków bezpieczeństwa do ryzyka, w tym zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów oraz usług przetwarzania. W obiegu faktur ma to praktyczne znaczenie, bo dokumenty zakupowe i kosztowe często zawierają dane osób, informacje finansowe, dane kontrahentów, a czasem również dane pracowników.
Jak długo przechowywać faktury i dokumenty elektroniczne?
Okres przechowywania zależy od rodzaju dokumentu i podstawy prawnej. W przypadku faktur przechowywanych dla celów VAT punktem odniesienia jest termin przedawnienia zobowiązania podatkowego. Co do zasady, zgodnie z Ordynacją podatkową, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Ustawa o VAT nakazuje przechowywać faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Ustawa o rachunkowości przewiduje natomiast różne okresy przechowywania dla różnych kategorii dokumentów. Dla wielu zbiorów będzie to co najmniej 5 lat, ale są wyjątki, między innymi dla dokumentacji przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości, dokumentów dotyczących środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów, umów handlowych, roszczeń czy dokumentów rękojmi i reklamacji. Okresy te liczy się według zasad wskazanych w ustawie o rachunkowości.
Dlatego w artykule, procedurze lub polityce archiwizacji lepiej unikać uproszczenia „wszystko przechowujemy 5 lat”. Bezpieczniej jest przyjąć, że okres przechowywania zależy od rodzaju dokumentu, celu jego przechowywania i podstawy prawnej. W praktyce system elektronicznego obiegu dokumentów powinien wspierać porządek archiwalny, ale firma nadal musi wiedzieć, jakie kategorie dokumentów przechowuje i przez jaki czas.
Bezpieczeństwo dokumentów to także dostęp, role i uprawnienia
Faktury i dokumenty kosztowe zawierają dane kontrahentów, informacje finansowe, dane osób kontaktowych, czasem dane pracowników, a także informacje o zakupach, projektach, budżetach lub warunkach współpracy. Dlatego elektroniczny obieg dokumentów musi uwzględniać nie tylko przepisy podatkowe i rachunkowe, ale również bezpieczeństwo informacji i ochronę danych.
W praktyce oznacza to, że konfiguracja systemu obiegu dokumentów nie jest sprawą drugorzędną. Uprawnienia powinny odpowiadać rolom użytkowników. Osoby merytoryczne powinny widzieć dokumenty, za które odpowiadają. Księgowość powinna mieć dane potrzebne do obsługi i kontroli. Zarząd powinien mieć dostęp do informacji potrzebnych do decyzji. Jednocześnie system nie powinien nadawać użytkownikom dostępu „na wszelki wypadek”, szczególnie tam, gdzie chodzi o dokumenty wrażliwe, usuwanie danych, zmianę statusów lub ingerencję w proces.
Dlaczego dobór systemu i jego konfiguracja mają znaczenie?
Dobry system elektronicznego obiegu dokumentów nie powinien być jedynie narzędziem do przesuwania faktury między użytkownikami. Powinien zabezpieczać treść dokumentu, porządkować odpowiedzialność, kontrolować uprawnienia, zapisywać historię działań i pozwalać pracować na danych bez naruszania integralności faktury. Jeżeli system jest traktowany wyłącznie jako miejsce przekazania dokumentu do księgowości, firma może mieć cyfrowy obieg, ale nadal nie mieć procesu, który realnie wspiera wymagania podatkowe, rachunkowe i organizacyjne.
Nie każde rozwiązanie EOD obejmuje ten proces wystarczająco szeroko. Część systemów koncentruje się na samym przepływie dokumentu, a mniej na tym, co w praktyce decyduje o jakości elektronicznej dokumentacji: uprawnieniach, ścieżce audytu, opisie merytorycznym, załącznikach, archiwizacji, integracji z księgowością i możliwości odtworzenia historii decyzji. Tymczasem w elektronicznym obiegu dokumentów nie chodzi o sam ruch faktury przez firmę. Chodzi o to, czy na końcu procesu firma ma porządek, bezpieczeństwo, komplet informacji i możliwość wykazania, że dokument był obsługiwany zgodnie z przyjętymi zasadami oraz wymaganiami przepisów.
SaldeoSMART jest dobrze przygotowany do takiego podejścia, bo pozwala połączyć obieg dokumentów, ścieżki akceptacji, opis dokumentu, uprawnienia, historię pracy na dokumencie, elektroniczne archiwum i integrację z księgowością. W praktyce oznacza to możliwość zbudowania procesu, w którym dokument nie tylko trafia do systemu, ale przechodzi przez opis, akceptację, kontrolę dostępu, historię działań i dalszą obsługę księgową. Kluczowe jest jednak nie samo posiadanie funkcji, ale ich właściwa konfiguracja. To ona decyduje, czy system rzeczywiście wspiera cały proces dokumentu, czy staje się tylko kolejnym miejscem, do którego trafia faktura.
Chcesz sprawdzić, czy Twój elektroniczny obieg faktur obejmuje cały proces dokumentu, a nie tylko przekazanie faktury do księgowości?
📞 +48 532 454 856
📧 saldeo@hakon.pl
Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. Przy podejmowaniu decyzji dotyczących archiwizacji dokumentów warto uwzględnić indywidualną sytuację firmy, przyjęte procedury oraz aktualne wymagania wynikające z przepisów.
Informacja redakcyjna: Materiał został opracowany przez Hakon Software na podstawie wiedzy i doświadczeń zespołu. Narzędzia AI wspierały nas w porządkowaniu materiału i redakcji.