Niektórym wydaje się, że konfiguracja SaldeoSMART polega na przejściu przez ustawienia i zaznaczeniu kilku checkboxów. Dokument ma trafić do systemu, ktoś ma go zaakceptować, księgowość ma zobaczyć dane i na tym temat się kończy. W praktyce właśnie w tych ustawieniach kryją się decyzje, które później wpływają na codzienną pracę całej firmy: kto widzi dokument, kto może go opisać, kto ma prawo go zaakceptować, kto ma uprawnienia do usuwania danych w poszczególnych modułach, gdzie dokument się zatrzyma, jakiej jakości dane trafią do księgowości i czy użytkownicy będą pracować w systemie, czy nadal będą wracać do maili, telefonów i papieru.
Taki checkbox to nie jest drobne ustawienie techniczne. To konkretna funkcjonalność, uprawnienie albo zależność między modułami. Czasem dotyczy wygody pracy, czasem logiki obiegu, a czasem bezpieczeństwa danych. Szczególnie wrażliwe są uprawnienia do usuwania danych z systemu w różnych modułach, bo niewłaściwie nadane mogą doprowadzić do sytuacji, w której informacje zostaną usunięte i nie będzie możliwości ich późniejszego odtworzenia. Dlatego brak rozumienia ustawień SaldeoSMART i powiązań między nimi bardzo szybko prowadzi nie tylko do codziennych problemów w pracy, ale również do ryzyk związanych z nadmiernymi uprawnieniami.
Największy problem nie polega więc na tym, że SaldeoSMART jest złym narzędziem. Wręcz przeciwnie, SaldeoSMART to bardzo dobry program, ale trzeba umieć dobrze go wykorzystać. Jeżeli firma ma system, a mimo to dokumenty długo czekają na akceptację, trafiają do niewłaściwych osób, statusy są ustalane telefonicznie, prośby o opis lub wyjaśnienie wysyłane są mailem, a część dokumentów nadal krąży papierowo, to warto pomyśleć o reimplementacji SaldeoSMART. Nie o wymianie systemu, tylko o uporządkowaniu konfiguracji, bo w większości takich przypadków jego możliwości nie zostały właściwie zrozumiane, połączone i wykorzystane w realnym procesie firmy.
Reimplementacja zaczyna się wtedy, gdy system formalnie działa, ale nie rozwiązuje problemów
SaldeoSMART w wielu firmach jest już obecny w codziennej pracy. Dokumenty trafiają do systemu, użytkownicy mają konta, księgowość widzi dane, a obieg formalnie istnieje. Mimo to firma nadal traci czas w tych samych miejscach. Dokumenty nie przechodzą płynnie przez proces, osoby merytoryczne nie opisują kosztów u źródła, księgowość przejmuje obowiązki, które nie powinny należeć do niej, a pracownicy szukają najkrótszej drogi poza systemem, bo nie wiedzą, co mają zrobić albo nie mają dobrze ustawionych ról.
To jest właśnie przestrzeń dla reimplementacji. Nie chodzi o rozwój systemu wynikający z tego, że firma się rozrosła, doszły nowe działy, spółki albo projekty. To może wymagać dodatkowej konfiguracji i zwiększenia wykorzystania systemu. Reimplementacja dotyczy sytuacji, w której obecny sposób działania SaldeoSMART od początku albo od dłuższego czasu nie odpowiada realnej pracy firmy. System jest, ale nie prowadzi użytkowników przez proces, nie wykorzystuje swoich możliwości i nie odciąża organizacji tak, jak powinien.
W Hakon Software reimplementacje realizujemy najczęściej dla firm, które nie były prowadzone przez nas od początku albo nie wiedzą, że w SaldeoSMART można osiągnąć znacznie więcej. Klienci, których prowadzimy od początku, przechodzą analizę procesu, testy i świadome decyzje konfiguracyjne już na etapie wdrożenia. Przy reimplementacjach trafiają do nas organizacje, które mają system, ale czują, że coś nie działa. Czasem nie potrafią jeszcze wskazać przyczyny. Wiedzą tylko, że księgowość nadal ma za dużo ręcznej pracy, osoby odpowiedzialne za koszty nie pracują w systemie, dokumenty stoją, a firma nie widzi takiej oszczędności czasu, jakiej oczekiwała.
Błędna konfiguracja rzadko ma tylko jeden skutek
Jeżeli konfiguracja SaldeoSMART została potraktowana zbyt powierzchownie, problemy szybko zaczynają się nakładać. Dokument nie trafia do właściwej osoby, bo obieg nie odzwierciedla odpowiedzialności w firmie. Użytkownicy mają zbyt szerokie uprawnienia, bo łatwiej było nadać dostęp „na wszelki wypadek”. Ktoś nie ma dostępu do informacji, których potrzebuje, więc prosi księgowość o pomoc. Osoba, która powinna zweryfikować koszt, nie loguje się do systemu, więc opis przygotowuje sekretariat albo księgowość. Status dokumentu nie jest czytelny, więc zaczynają się telefony i maile.
W takiej sytuacji system nie jest ustawiony właściwie ani technicznie, ani organizacyjnie. Technicznie, bo funkcje, uprawnienia, typy dokumentów, automatyzacje i integracje nie zostały dobrze połączone. Organizacyjnie, bo konfiguracja nie wynika z tego, jak firma faktycznie pracuje, kto odpowiada za koszt, kto posiada wiedzę merytoryczną i kto powinien podjąć decyzję.
To dlatego reimplementacja nie polega na poprawieniu jednego pola albo dodaniu kolejnego etapu akceptacji. Najpierw trzeba zrozumieć, gdzie proces się rozjeżdża, które ustawienia generują problemy i dlaczego użytkownicy wracają do pracy poza systemem. Dopiero później można poukładać SaldeoSMART tak, żeby funkcjonalności zaczęły ze sobą współpracować.
Weryfikacja merytoryczna powinna odbywać się u źródła
W wielu firmach ciężar opisu dokumentów spada na sekretariat albo księgowość. To wygodne tylko pozornie. Sekretariat może zarejestrować dokument, księgowość może ocenić go od strony księgowej, ale żadna z tych osób nie zawsze ma wiedzę, czego realnie dotyczy koszt, czy usługa została wykonana, czy zakup był zgodny z ustaleniami, czy dostawa faktycznie dotarła, czy wydatek dotyczy konkretnego projektu, działu albo osoby odpowiedzialnej za budżet.
Weryfikacja merytoryczna powinna odbywać się u źródła, czyli u osób, które mają wiedzę o koszcie. To one powinny potwierdzić zasadność wydatku, opisać dokument w wymaganym zakresie albo wyjaśnić niejasności. Jeżeli te osoby nie logują się do systemu, nie otrzymują właściwych zadań albo nie czują odpowiedzialności za etap obiegu, cały ciężar wraca do administracji i księgowości.
W jednym z projektów reimplementacyjnych dla firmy z branży budowlanej kluczowe było właśnie wyprowadzenie części odpowiedzialności poza księgowość. Koszty budów i dokumenty związane z realizacją projektów wymagały udziału kierowników robót, osób odpowiedzialnych za projekty i logistyki. Dopiero po włączeniu tych osób w odpowiednie etapy procesu dokument zaczął trafiać tam, gdzie można było go realnie zweryfikować. Księgowość nie musiała przejmować roli osoby merytorycznej, a firma zyskała lepszą kontrolę nad kosztami u źródła.
Brak odpowiednich ustawień bardzo często przerzuca pracę na księgowość
Księgowość nie powinna odtwarzać informacji, które mogły powstać wcześniej w procesie. Jeżeli dokument przechodzi przez system bez właściwego opisu merytorycznego, bez potwierdzenia osoby odpowiedzialnej, bez informacji o celu zakupu albo bez wyjaśnienia niestandardowej sytuacji, to księgowość zaczyna dopytywać, szukać, poprawiać i odkładać dokument do wyjaśnienia.
To nie jest efektywne wykorzystanie czasu księgowości. Rola księgowości polega na kontroli poprawności, rozliczeniu, ujęciu dokumentu zgodnie z zasadami i przygotowaniu danych do dalszej pracy. Jeżeli księgowość musi ustalać, czego dotyczy koszt albo kto powinien go zatwierdzić, to znaczy, że wcześniejsze etapy procesu nie zostały dobrze ustawione.
Właściwa konfiguracja SaldeoSMART pomaga przesunąć część informacji do osób, które faktycznie mają wiedzę o dokumencie. Osoba merytoryczna może uzupełnić opis, wskazać kontekst kosztu, potwierdzić wykonanie usługi albo przekazać wyjaśnienie. Osoba akceptująca może podjąć decyzję na podstawie właściwych danych. Księgowość otrzymuje dokument z lepiej przygotowanym kontekstem i może skupić się na tym, co należy do jej kompetencji.
To istotna różnica. Nie chodzi o to, żeby księgowość straciła kontrolę nad dokumentem. Chodzi o to, żeby nie była zmuszona wykonywać pracy za osoby, które powinny dostarczyć informacje wcześniej.
Uprawnienia są jednym z fundamentów bezpieczeństwa pracy w systemie
W reimplementacjach bardzo dużą uwagę zwracamy na uprawnienia. To obszar, który często jest niedoceniany, bo wydaje się techniczny. Tymczasem uprawnienia decydują o tym, kto widzi dokumenty, kto może wykonywać określone działania, kto ma dostęp do danych wrażliwych i kto może usuwać informacje z systemu.
Nadmierne uprawnienia są wygodne tylko na początku. Pozornie przyspieszają pracę, bo użytkownik „ma dostęp do wszystkiego”. W praktyce mogą prowadzić do chaosu, błędów i ryzyka. Jeżeli użytkownik ma dostęp do dokumentów, których nie powinien widzieć, pojawia się problem poufności. Jeżeli może wykonać działanie, które nie należy do jego roli, rośnie ryzyko błędnej decyzji. Jeżeli ma uprawnienia do usuwania danych w modułach, w których nie powinien ich mieć, pojawia się ryzyko utraty informacji, których później nie da się odtworzyć.
Zbyt wąskie uprawnienia też są problemem. Blokują pracę, powodują kolejne pytania do księgowości i sprawiają, że użytkownicy zaczynają obchodzić system. Dlatego dobrze ustawione uprawnienia nie polegają ani na ograniczeniu wszystkiego, ani na nadaniu dostępu „dla świętego spokoju”. Powinny wynikać z roli użytkownika, zakresu odpowiedzialności i zasady, że każdy widzi oraz wykonuje to, co jest mu potrzebne do pracy.
W jednym z projektów reimplementacyjnych dla organizacji obejmującej kilka spółek i dużą skalę dokumentów audyt pokazał, że część uprawnień była nadana zbyt szeroko, a część procesów nie zabezpieczała danych tak, jak powinna. Uporządkowanie dostępu, obiegów i ustawień księgowych było jednym z kluczowych elementów przywrócenia kontroli nad procesem. Przy dużej skali dokumentów nawet pojedyncze błędne uprawnienie może mieć poważne konsekwencje.
Dobra konfiguracja wymaga wiedzy, testów i rozmowy z ludźmi
Uruchomienie SaldeoSMART w pełnym potencjale wymaga rozumienia nie tylko systemu, ale też ludzi, którzy będą z niego korzystać. Inaczej patrzy księgowość, inaczej osoba akceptująca koszt, inaczej kierownik projektu, inaczej zarząd. Każda z tych grup potrzebuje innych informacji i wykonuje inne działania, ale wszystkie pracują na tym samym dokumencie.
Nawet dobrze zaprojektowany proces wymaga wsparcia wtedy, kiedy użytkownicy zaczynają pracować na realnych dokumentach. To wtedy pojawiają się pytania, przypadki szczególne, niepewność i potrzeba szybkiego wyjaśnienia. Jeżeli klient zostaje z tym sam, łatwo wrócić do starych nawyków: maila, telefonu, Excela i ręcznego obchodzenia systemu.
W Hakon Software wsparcie traktujemy jako część jakości wdrożenia. Odbieramy telefony, odpisujemy na maile, łączymy się zdalnie, wyjaśniamy ustawienia i pomagamy rozwiązywać bieżące problemy. U nas nie ma bota zamiast rozmowy z człowiekiem. Jest człowiek po jednej stronie i człowiek po drugiej. To ma znaczenie, bo wiele problemów da się rozwiązać w 5–10 minut, jeśli po drugiej stronie jest ktoś, kto zna system, rozumie konfigurację i potrafi szybko znaleźć przyczynę.
Zainwestowaliśmy czas, wiedzę i doświadczenie po to, żeby pomagać klientom nie tylko uruchomić SaldeoSMART, ale naprawdę korzystać z jego możliwości. Dla firmy różnica jest bardzo konkretna: mniej przestojów, mniej frustracji, szybsze odpowiedzi i większe zaufanie użytkowników do systemu.
Kiedy warto rozważyć reimplementację SaldeoSMART?
Warto pomyśleć o reimplementacji, jeżeli SaldeoSMART jest już w firmie, ale dokumenty nadal długo czekają na akceptację, trafiają do niewłaściwych osób, trudno sprawdzić ich status, użytkownicy mają zbyt szerokie lub zbyt wąskie uprawnienia, księgowość nadal odtwarza informacje, a część procesu wraca do maili, telefonów i dodatkowych zestawień. To są objawy, że system nie pracuje pełnym potencjałem albo konfiguracja nie odpowiada realnemu sposobowi działania organizacji.
Nie zawsze trzeba zaczynać od nowa. Często trzeba zrobić coś trudniejszego: uważnie przeanalizować to, co już istnieje, zostawić działające elementy i poprawić te, które powodują codzienne problemy. Reimplementacja wymaga wiedzy o systemie, ale też zrozumienia firmy, jej odpowiedzialności, danych, decyzji i ryzyk. Dopiero wtedy SaldeoSMART może przestać być miejscem, do którego trafiają dokumenty, a zacząć być narzędziem, które naprawdę prowadzi firmę przez proces.
W Hakon Software pomagamy właśnie w takich sytuacjach. Wiemy, gdzie najczęściej pojawiają się błędy w konfiguracji, które funkcje bywają niewykorzystane, jakie uprawnienia generują ryzyko i dlaczego dokumenty zatrzymują się mimo wdrożonego obiegu. Wiemy też, jak poukładać SaldeoSMART tak, żeby firma odzyskała czas, porządek i kontrolę nad dokumentami.
Zacznijmy od rozmowy o tym, gdzie dziś Twój obieg dokumentów traci czas.
📞 +48 532 454 856
📧 saldeo@hakon.pl
Informacja redakcyjna: Materiał został opracowany przez Hakon Software na podstawie własnych wdrożeń, case study i doświadczeń zespołu. Narzędzia AI wspierały nas w porządkowaniu materiału i redakcji, natomiast za merytorykę, weryfikację treści i publikację odpowiada Hakon Software.
