Jak firmy mogą usprawnić obieg dokumentów?

Współczesne firmy coraz częściej szukają sposobów na usprawnienie pracy biurowej, zwłaszcza w zarządzaniu dokumentami. Jak to zrobić skutecznie, unikając chaosu i niepotrzebnych komplikacji? O tym rozmawiamy z Patrycją Górniak, Kierownikiem Działu Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Digitalizacji w Hakon Software.

Nie rewolucja, a ewolucja

Wdrażanie cyfrowych systemów obiegu dokumentów (EOD) nie musi być radykalną zmianą. Jak podkreśla Patrycja Górniak, najlepsze efekty osiąga się poprzez stopniowe dostosowywanie procesów do realnych potrzeb firmy:

„Zamiast burzenia wszystkiego i budowania od zera, zaczynamy od analizy tego, jak firma już pracuje. Sprawdzamy, gdzie dokumenty się blokują, gdzie procesy mogą być szybsze, a gdzie warto wprowadzić automatyzację. Dzięki temu zmiany są naturalne i przynoszą wymierne efekty.”

Najczęstsze obawy przed wdrożeniem systemu EOD

Firmy, zanim zdecydują się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, często obawiają się kilku rzeczy:

• Opór pracowników – Ludzie przyzwyczajeni do tradycyjnej pracy z papierowymi dokumentami mogą początkowo niechętnie podchodzić do zmian.
• Koszty i czas wdrożenia – Niektórzy sądzą, że cyfryzacja dokumentów wymaga ogromnych inwestycji i wielu miesięcy pracy.
• Bezpieczeństwo danych – Obawy dotyczą dostępu do dokumentów oraz możliwości ich utraty.

Jak zapewnia Patrycja Górniak:

„Największy opór budzi sama myśl o zmianie. Dlatego tak ważne jest, aby wdrożenie było przeprowadzone w sposób przemyślany i stopniowy. Dobrze zaprojektowany system, wsparcie pracowników i pokazanie im realnych korzyści sprawia, że zmiana staje się naturalna.”

Jak przebiega proces wdrożenia?

W Hakon Software wdrażanie systemu EOD przebiega w kilku krokach:

1. Analiza obecnych procesów – Sprawdzamy, jak firma zarządza dokumentami i gdzie można usprawnić obieg informacji.
2. Projektowanie rozwiązania – Konfigurujemy system wg potrzeb klienta.
3. Wdrożenie i testy – Wprowadzamy ustawienia, nadajemy uprawnienia i sprawdzamy, czy wszystko działa poprawnie.
4. Szkolenie pracowników – Kluczowe jest, aby zespół czuł się komfortowo z nowym narzędziem.
5. Wsparcie i rozwój – Zapewniamy bieżącą pomoc i wprowadzamy zmiany rozwojowe wg potrzeb.

Efekty wdrożenia

Firmy z branż transportowej, medycznej, budowlanej czy gastronomicznej, które skorzystały z wdrożenia EOD przez Hakon Software, odnotowały następujące rezultaty:

• Skrócił się czas weryfikacji i akceptacji faktur – średni czas obiegu dokumentów finansowych zmniejszył się nawet o 60%, co pozwoliło na szybsze podejmowanie decyzji i terminowe płatności.
• Wyeliminowane zostały „zagubienia” dokumentów – system zapewnił pełną kontrolę nad ścieżką dokumentów i automatyczne przypomnienia o zadaniach, co zminimalizowało ryzyko ich przegapienia.
• Zmniejszyła się liczba błędów i problemów z odnalezieniem informacji – zautomatyzowane procesy ograniczyły ryzyko pomyłek wynikających z ręcznego wprowadzania danych.
• Pracownicy otrzymali bieżący dostęp do danych, za które odpowiadają – w dowolnym miejscu i czasie mogą śledzić status dokumentów i szybciej podejmować decyzje.
• Księgowość i kadra zarządzająca zyskały szybki i bieżący dostęp do danych finansowych i raportów – eliminacja manualnych procesów umożliwiła błyskawiczne generowanie raportów finansowych i bieżącą kontrolę nad kosztami.

Jak skutecznie wdrożyć system EOD?

Chcesz, żeby obieg dokumentów w Twojej firmie działał sprawniej? Oto kilka kluczowych wskazówek:

• Wybierz odpowiedni system – Ważne, by był intuicyjny i pasował do realnych potrzeb firmy.
• Nie komplikuj procesów – Przed wdrożeniem warto je uprościć i zoptymalizować.
• Zaangażuj pracowników – Im większy ich udział w zmianach, tym łatwiejsze przejście na nowe narzędzia.
• Automatyzuj kluczowe zadania – Po optymalizacji warto skupić się na automatyzacji najbardziej czasochłonnych procesów.

Dlaczego warto wybrać Hakon Software?

Hakon Software stawia na indywidualne podejście. Jak podkreśla Patrycja Górniak:

„Nie narzucamy gotowych schematów, tylko współpracujemy z klientem, aby dostosować system do jego potrzeb. Dzięki temu zmiany są efektywne, a firma zyskuje realne korzyści.”

Dzięki wieloletniemu doświadczeniu w integracji systemów IT i digitalizacji procesów, Hakon Software to partner, który pomoże Ci skutecznie usprawnić obieg dokumentów.

Podsumowanie

Transformacja cyfrowa w zarządzaniu dokumentami nie musi być skomplikowana. Dzięki odpowiedniemu podejściu można ją przeprowadzić płynnie i bez zbędnego stresu. Wybierając Hakon Software, masz pewność, że wdrożenie przebiegnie sprawnie, a Twoja firma szybko zauważy korzyści.

Jeśli chcesz usprawnić obieg dokumentów i wyeliminować niepotrzebne opóźnienia, skontaktuj się z nami już dziś! Nasz zespół ekspertów pomoże Ci znaleźć najlepsze rozwiązanie i przeprowadzi Cię przez cały proces wdrożenia.