W lipcu 2025 r. Sejm uchwalił ustawę, która krok po kroku wdraża nową rzeczywistość dla wszystkich przedsiębiorców wystawiających faktury. Krajowy System e-Faktur (KSeF) nie będzie już opcjonalnym rozwiązaniem — stanie się obowiązkowy, obejmując zarówno czynnych podatników VAT, jak i tych korzystających ze zwolnienia.
Na jakim etapie są prace legislacyjne?
- Ustawa została uchwalona przez Sejm w dniu 25 lipca 2025 r. (druk sejmowy 1407)
- Przekazana do Senatu tego samego dnia (druk senacki nr 412)
- 28 lipca 2025 r. Marszałek Senatu skierowała projekt do Komisji Budżetu i Finansów Publicznych
- 30 lipca 2025 r. odbyło się posiedzenie Komisji, która wniosła o wprowadzenie 3 poprawek do ustawy (druk nr 412A)
Choć formalnie proces legislacyjny jeszcze trwa, kierunek zmian jest już przesądzony — zarówno ze względu na treść projektu rządowego, jak i brak zasadniczego sprzeciwu wobec jego głównych założeń. Warto więc potraktować nadchodzące obowiązki jako faktycznie przesądzone i już teraz zaplanować przygotowania techniczne, organizacyjne i księgowe.
Poniżej — w uporządkowany sposób, przystępnie i merytorycznie — przedstawiamy, co konkretnie się zmienia w KSeF, jakie rozwiązania zaproponowano w ustawie oraz jak przygotować się do nadchodzących zmian.
Kogo i od kiedy ma objąć obowiązkowy KSeF?
Zgodnie z uchwaloną ustawą, obowiązek korzystania z KSeF będzie wdrażany etapami, co ma zapewnić stabilność systemu i umożliwić dostosowanie się podatnikom:
| Kategoria podatnika | Planowany termin wejścia obowiązku |
|---|---|
| Podatnicy VAT z obrotem > 200 mln zł w 2024 r. | 1 lutego 2026 r. |
| Pozostali podatnicy VAT | 1 kwietnia 2026 r. |
| Mikroprzedsiębiorcy (sprzedaż fakturowana ≤ 10 000 zł/mies.) | 1 stycznia 2027 r. |
Takie wdrożenie obowiązku ma zapobiec przeciążeniu systemu i dać mniejszym firmom więcej czasu na przygotowanie się firm do KSeF, bez zakłócania bieżącej działalności.
Co jeszcze przewiduje ustawa? 8 ważnych punktów
1. Tryb offline24 – elastyczność i odporność na awarie
Jeśli wystawienie faktury w danej chwili w KSeF nie będzie możliwe (np. brak Internetu, awaria systemu lub specyfika działalności), podatnik będzie mógł:
- wystawić fakturę „lokalnie” – poza KSeF,
- oznaczyć ją certyfikatem KSeF,
- przesłać ją do systemu do końca następnego dnia roboczego.
To rozwiązanie wejdzie na stałe do przepisów. Certyfikat KSeF potrzebny do tego trybu będzie można pobierać od 1 listopada 2025 r.
2. Załączniki do e-faktur – odpowiedź na realne potrzeby branżowe awarie
Nowa wersja e-faktury (schemat FA(3)) pozwoli na dołączanie ustrukturyzowanych załączników, m.in. dla:
- faktur za media (energia, gaz itp.),
- usług telekomunikacyjnych,
- zbiorczych faktur za paliwa, transport, abonamenty.
Rozwiązanie to zostało zaprojektowane z myślą o przedsiębiorcach, którzy w załączniku do faktury zamieszczają rozbudowane dane w zakresie jednostki miary, ilości i ceny towaru lub usługi.
Dlaczego to ważne?
Bo te faktury często zawierają długie zestawienia pozycji (np. zużycie energii w kilkudziesięciu punktach poboru). Teraz te dane będą mogły być przedstawiane w logicznych blokach, z tabelami i opisami — bez konieczności dodawania wszystkiego do głównego XML-a.
Warunek: aby wystawiać faktury z załącznikiem, trzeba złożyć zgłoszenie przez e-Urząd (od 1 stycznia 2026 r.). Poza tym załącznik musi mieć charakter podatkowy – żadnych reklam, ofert ani treści marketingowych.
3. Dodatkowy czas dostosowawczy dla korzystających z kas fiskalnych i płatności z MPP
Do końca 2026 r.:
- można nadal wystawiać faktury z kas rejestrujących (ważne np. w gastronomii, sklepach),
- nie trzeba podawać numeru KSeF w tytule przelewu, nawet w split payment (mechanizm podzielonej płatności – MPP).
Te wyjątki pozwalają zachować płynność firmom, które dziś nie mają pełnej automatyzacji rozliczeń.
4. Zwłoka dla najmniejszych firm – czyli mikroprzedsiębiorcy z buforem czasowym
Podatnicy, których miesięczna sprzedaż fakturowana nie przekracza 10 tys. zł, nie będą musieli przechodzić na KSeF od razu. Dla nich obowiązek pojawi się dopiero z początkiem 2027 r.
To odpowiedź na głosy najmniejszych firm, które nie mają systemów ERP ani wsparcia IT.
5. E-faktury dla m.in. konsumentów, podmiotów zagranicznych
Nowelizacja umożliwia wystawianie e-faktur osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, podmiotom zagranicznym, a także podmiotom korzystającym ze zwolnienia w procedurze SME.
Warunek: firma musi zapewnić klientowi dostęp do dokumentu poprzez podanie kodu weryfikującego tę fakturę w systemie oraz danych umożliwiających jej zidentyfikowanie albo oznaczenie kodem weryfikującym umożliwiającym dostęp do tej e-faktury w KSeF (kodem QR), w przypadku gdy jest ona użyta poza systemem.
6. Certyfikat KSeF — element bezpieczeństwa i warunek trybu offline
Od 1 listopada 2025 r. podatnicy będą mogli pobrać swój certyfikat KSeF, który:
- umożliwi wystawianie faktur w trybie offline24,
- będzie wymagany w systemach księgowych, które nie mają połączenia online z KSeF,
- stanie się ważnym składnikiem identyfikacji podatnika w obrocie elektronicznym.
To również mechanizm ochrony systemu przed nadużyciami i atakami cybernetycznymi – każdy dostęp ma być precyzyjnie identyfikowalny.
7. Środowisko testowe KSeF 2.0 od listopada 2025 r. – nie ucz się na żywym organizmie
Od 1 listopada 2025 r. ruszy testowa wersja KSeF 2.0, która:
- pozwoli firmom przeprowadzić testy nowego systemu,
- umożliwi wykrycie i zgłoszenie błędów,
- da czas na przeszkolenie zespołów i dostosowanie procesów.
Faktury wystawiane w testowym KSeF 2.0 nie mają skutków prawnych i nie będą archiwizowane.
8. Nowy wymóg NIP-u jednostki podległej w JST – uporządkowanie danych
Zmiana schemy e-faktury przewiduje wprowadzenie pola „Podmiot3” – czyli możliwości podania NIP-u jednostki podległej (np. szkoły, szpitala), która formalnie korzysta z towaru lub usługi, choć nabywcą jest JST.
Podsumowanie
Choć ustawa o KSeF jest jeszcze na etapie prac, to jej treść i harmonogram zmian jasno wskazują, że obowiązek e-fakturowania stanie się rzeczywistością już w 2026 roku. Firmy nie mogą czekać do ostatniej chwili – teraz jest najlepszy moment, by przygotować się organizacyjnie i technologicznie.
To właśnie teraz – przed wejściem w życie przepisów – jest najlepszy moment, aby:
- podjąć decyzję o wyborze odpowiedniego mechanizmu wdrożenia KSeF,
- przystosować procesy obiegu dokumentów w firmie do nowego modelu,
- przetestować rozwiązania w środowisku testowym (od listopada 2025 r.),
- przeszkolić zespół i zaktualizować procedury.
Pomimo wielu ułatwień i korekt w stosunku do pierwotnej wersji przepisów dotyczących KSeF, kluczowe pozostaje wdrożenie odpowiednich rozwiązań informatycznych. Tylko systemowa automatyzacja wystawiania, odbierania i archiwizacji faktur, połączona z elektronicznym obiegiem dokumentów i integracją z systemem księgowym lub ERP, pozwoli firmom przejść przez te zmiany bez uszczerbku na płynności operacyjnej.
Dlatego rekomendujemy wdrożenie rozwiązania, które nie tylko umożliwia bezpieczną i wygodną pracę z KSeF, ale jednocześnie usprawnia działanie całej firmy. Dowiedź się więcej o SaldeoSMART.
Z perspektywy biznesu obecne zmiany to nie tylko prawny obowiązek, ale to szansa na cyfryzację procesów, większą transparentność i redukcję kosztów operacyjnych.
Jeśli chcesz przygotować się do zmian przepisów bez chaosu – skontaktuj się z nami. Zajmiemy się analizą Twoich procesów i doradzimy optymalne rozwiązanie, dostosowane do zmian w prawie i technologii.
📞 +48 532 454 856
📧 info@hakon.pl