Jeśli w Twojej firmie codziennie kopiowane są dane z Excela do innych systemów, pliki przesyłane są ręcznie między działami, a raporty przygotowywane od podstaw w arkuszach — to nie jesteś wyjątkiem. To nadal codzienność w wielu organizacjach, także tych bardzo dobrze zorganizowanych.
Czasem są to proste tabele. Czasem — świetnie opracowane arkusze z formułami, makrami, zakładkami. Naprawdę imponujące pliki, tworzone przez osoby, które doskonale rozumieją potrzeby swojej firmy.
Ale kiedy rośnie liczba klientów, zleceń, wymagań i źródeł danych — nawet najlepiej zaprojektowany Excel przestaje wystarczać. Bo brakuje mu jednego: automatycznej komunikacji z innymi systemami.
Codzienność, która zabiera więcej czasu i jest bardziej ryzykowna, niż się wydaje
W wielu firmach funkcjonują różne systemy, urządzenia generujące dane, które nie są ze sobą połączone. W praktyce oznacza to:
- dane z Excela są przepisywane ręcznie do innego systemu (np. LIMS, ERP, finansowego),
- raporty powstają w arkuszu, ale później trzeba je ręcznie dołączać do dokumentacji lub kopiować ich zawartość,
- pliki są przesyłane między działami, mimo że te same dane istnieją już w innych miejscach.
Rozbudowane pliki z czasem przestają być wydajne. Dochodzi do sytuacji, w których:
- ukryte kolumny wpływają na wyniki, a użytkownicy nie pamiętają już, że są zbudowane z nimi powiązania,
- brak wersjonowania utrudnia kontrolę nad tym, która wersja jest aktualna,
- walidacja danych nie działa albo nie jest do końca realizowana,
- a jeden plik staje się krytycznym, ale niestabilnym źródłem wiedzy — którego przypadkowe uszkodzenie może sparaliżować działanie zespołu/firmy.
To wszystko może działać. Ale działa do czasu i za cenę czasu i potencjalnych błędów. A przecież na podstawie tych danych podejmowane są decyzje: o wynikach analiz, kompletności dokumentacji, zgodności z normami, fakturowaniu.
Im więcej takich operacji, tym większe ryzyko, że coś umknie, a poprawność danych zależy od skupienia i dokładności człowieka. To nie kwestia braku kompetencji. To kwestia braku integracji systemów.
Co daje integracja systemów Excel?
Integracja systemów Excel to nic innego jak połączenie Excela z innymi narzędziami wykorzystywanymi w firmie, tak aby dane były aktualizowane automatycznie – bez kopiowania, bez przesyłania plików, bez „łączenia na piechotę”.
Z naszego doświadczenia wynika, że dobrze zaprojektowana integracja potrafi:
- zredukować czas poświęcany na powtarzalne czynności nawet o kilkadziesiąt godzin miesięcznie,
- ograniczyć błędy wynikające z ręcznego kopiowania danych,
- uporządkować przepływ informacji i zwiększyć zaufanie do raportów.
Dane mogą płynąć jednokierunkowo (np. z Excela do systemu), albo dwukierunkowo — gdy potrzebna jest synchronizacja między arkuszem a inną aplikacją. Możliwości są szerokie — od prostych integracji z bazą danych, po rozbudowane połączenia między systemami.
Jak to działa w praktyce?
Najczęściej integracja opiera się na API – czyli interfejsie, który umożliwia komunikację między systemami. Dzięki temu dane z Excela mogą być odczytywane, przetwarzane i przekazywane dalej bez potrzeby ręcznego udziału.
W Hakon Software każdy system dedykowany projektujemy z myślą o integracji. Wyposażamy nasze rozwiązania w API, by mogły współpracować z pozostałymi elementami środowiska IT – teraz i w przyszłości.
A jeśli system nie ma API?
W wielu przypadkach można wykorzystać inne metody np.:
- odczyt z bazy danych (read-only) – pozwala bezpiecznie pobierać dane i wykorzystywać je w innych procesach, bez ingerencji w sam system,
- pliki CSV, XML, JSON – czyli klasyczna wymiana plików w ustalonej strukturze,
Zawsze zaczynamy od sprawdzenia możliwości – dopiero potem dobieramy metodę integracji. Bo często wystarczy niewielka zmiana, by odzyskać dziesiątki godzin miesięcznie i znacząco ograniczyć ryzyko błędów. Najważniejsze, by nie zakładać z góry, że „u nas się nie da”. Często wystarczy jedno dobrze zaprojektowane połączenie, by odzyskać kontrolę nad czasem i jakością danych.
Czy to się opłaca?
Zadaj sobie kilka prostych pytań:
- Czy ktoś w Twoim zespole regularnie przepisuje dane z Excela do systemu, bo „tak trzeba”?
- Czy poprawność raportu zależy od tego, czy ktoś się nie pomylił przy kopiowaniu?
- Czy zestawienia przygotowywane są ręcznie – mimo że dane są już w innych systemach?
Jeśli choć raz odpowiedź brzmi „tak” – integracja to rozwiązanie, które warto rozważyć.
Integracja nie oznacza zmiany systemów. Oznacza, że wreszcie zaczynają ze sobą współpracować
Nie chodzi o rezygnację z Excela. Nie chodzi o nowy system dla samego systemu. Chodzi o to, żeby zautomatyzować to, co dziś nadal wymaga ręcznego zaangażowania, mimo że technicznie już nie musi.
Bo dane, na podstawie których podejmowane są decyzje w firmach, muszą być:
- kompletne,
- spójne,
- i zawsze aktualne.
Integracja to sposób, by tak było – niezależnie od skali organizacji.
W Hakon Software integracja systemów Excel to codzienna część naszej pracy z klientami. Pracujemy z laboratoriami, zespołami analitycznymi i firmami, które chcą działać szybciej i z większą pewnością danych.
Chcesz wiedzieć, czy można zintegrować Twoje systemy? Porozmawiajmy.
📞 +48 600 601 165
📧 info@hakon.pl